Il processo di Audit: che cos’è e come può essere condotto in maniera efficace. (mini-guide)

Audit proviene da “ascolto” ed il termine sintetizza effettivamente ciò che avviene durante questa attività.  In generale l‘audit è lo strumento necessario per capire se nelle varie aree ed attività di un “sistema aziendale” vengono rispettate le procedure definite, se sono chiari ruoli e doveri e se obiettivi e policy aziendale sono correttamente gestiti e perseguiti, ai fini degli di adempimenti normativi o dell’ottenimento/mantenimento di una certificazione del o dei sistemi di gestione implementati in azienda.

Se l’azienda si è dotata di un sistema di gestione, strutturato in accordo a quanto disposto dalle normative ISO, si rende necessario condurre periodicamente degli audit volti ad indagare che le procedure poste in essere siano compatibili con la realtà aziendale e che le stesse procedure vengano correttamente applicate.
Un audit efficace dovrebbe essere condotto da un auditor professionista in un clima di piena collaborazione con lo staff aziendale, al fine di ottenere una raccolta dati esaustiva che permetterà di evidenziare gli obiettivi mancati e e le discordanze in generale, indagando sulle cause e prospettando soluzioni.

L’efficacia del processo di auditing dipende dalla profondità dell’analisi e dall’organizzazione dei protocolli di acquisizione dati che l’auditor ha definito. E’ possibile che l’auditor disponga di modelli “standardizzati” per la conduzione di una indagine.
Tuttavia per ottenere i risultati migliori, dovrebbe essere predisposta una adeguata e specifica procedura inerente alla realtà in analisi.
Capacità dell’auditor è quella di adattare il suo processo di analisi sulla base delle sue esperienze e degli obiettivi che devono o vogliono essere perseguiti.

La check list è il primo step per la raccolta dati. Possono essere identificate tre macro categorie di impostazione:

  • per adeguamento normativo.
  • per ottimizzazione di specifico processo.
  • con domande integrative
    (estremamente personalizzata a seconda dei requisiti richiesti).

Dall’audit, infine scaturiscono 2 tipi di risultati, le NON CONFORMITA’ e le OSSERVAZIONI. Mentre le prime dettagliano i gap riscontrati ossia i punti di discordanza tra quanto definito nelle procedure, o le inadempienze normative; le seconde sono indicazioni per l’applicazione di diversi processi atti ad ottenere migliorìe, che propongono obiettivi raggiungibili attraverso l’adozione di misure (processi, funzioni…) alternative.

Come si conduce un audit.

Avendo già premesso che l’attuazione pratica di un audit dipende dalla tipologia di necessità, il processo di audit ,può essere in sintesi concretizzato in 3 fasi principali:
1. progettazione della verifica: identificazione delle aree da auditare, definizione degli strumenti da utilizzare e pianificazione delle attività di raccolta dati.
2. analisi documentale e verifica dell’adeguatezza dei protocolli rispetto alla normativa interessata
3. Valutazione dei risultati ottenuti, elaborazione statistica degli stessi ed eventuale piano di miglioramento con le misure da adottare.

Il processo di auditing si concreta nella elaborazione di una relazione, dalla quale emergeranno importanti spunti per il miglioramento dei processi, della gestione o dello stato di compliace dell’area indagata.
Per fare un esempio, al termine di un audit condotto su un sistema di gestione per la qualità, verranno prodotti dei risultati che forniranno il punto di partenza per identificare migliorie ai processi con l’obiettivo di offrire al cliente un prodotto/servizio perfettamente in linea con le sue aspettative.