231/2001 caratteristiche dell’Organismo di Vigilanza: CdA Autonomia ed Indipendenza – Budget – Ruolo

Il D.Lgs. 231/2001 prevede, tra le condizioni per l’esclusione della responsabilità amministrativa, che l’ente abbia istituito al suo interno un organismo dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo, deputato a vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo nonché a curarne l’aggiornamento.”
(Organismo di Vigilanza – cfr. art. 6 del Decreto).

Vediamo più nello specifico chi è l’Organismo di Vigilanza” ed approfondiamo le caratteristiche richieste dalle normativa.

L’Organismo di Vigilanza è un organo:

  • monosoggettivo o plurisoggettivo,

  • costituito da membri interni all’azienda, memebri esterni o misto,

  • nominato dall’organo direttivo aziendale (Consiglio di Amministrazione).

Autonomia e indipendenza

Questi requisiti vanno intesi con particolare riferimento ai compiti che la legge assegna all’Organismo di Vigilanza.

Per autonomia si intende l’autonomia decisionale con esercizio della discrezionalità tecnica nello svolgimento delle proprie funzioni e capacità di adottare provvedimenti ed iniziative autonome. L’autonomia si deve intendere nei confronti degli altri organi societari, dei vertici e del management, in modo tale che l’Organismo di Vigilanza possa agire libero da condizionamenti o pressioni.

Al fine di garantire il requisito dell’autonomia è indispensabile che ai componenti dell’Organismo di Vigilanza non siano attribuiti compiti operativi che, rendendoli partecipi di decisioni ed attività operative, ne minerebbero l’obiettività di giudizio nel momento delle verifiche sui comportamenti del personale dell’azienda e sul Modello Organizzativo.

Inoltre, per assicurare il rispetto dei requisiti di autonomia e indipendenza è bene inserire l’Organismo di Vigilanza in una posizione gerarchicamente indipendente (in staff) e prevedendo il “riporto” al massimo Vertice operativo aziendale ovvero al Consiglio di Amministrazione.

Infine, sempre con lo scopo di garantire autonomia e indipendenza, l’Organismo di Vigilanza deve godere di autonomia di spesa, ovvero dovrà essere dotato di un budget, preventivamente deliberato dall’organo amministrativo (Consiglio di Amministrazione), per evitare qualsiasi posizione di sudditanza rispetto alla dirigenza e del quale l’Organismo potrà disporre per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti (es. consulenze specialistiche, trasferte, ecc.).
Il Budget da attribuire all’Organismo di Vigilanza non è da confondere con l’eventuale compenso che la Società decide di attribuire ai componenti dell’Organismo di Vigilanza, quale remunerazione per la copertura della carica e lo svolgimento dei compiti ad essi attribuiti.

Le linee guida 231 di confindustria pongono attenzione su un particolare punto di vista che rappresenta un interessante spunto di riflessione: “Con riferimento all’Organismo di Vigilanza a composizione plurisoggettiva ci si deve chiedere se i requisiti di autonomia ed indipendenza siano riferibili all’Organismo in quanto tale ovvero ai suoi componenti singolarmente considerati. Si ritiene che con riferimento ai componenti dell’Organismo reclutati all’esterno i requisiti di autonomia ed indipendenza debbano essere riferiti ai singoli componenti.
Al contrario, nel caso di composizione mista dell’Organismo, non essendo esigibile dai componenti di provenienza interna una totale indipendenza dall’ente, il grado di indipendenza dell’Organismo dovrà essere valutato nella sua globalità. 
Anche in questo caso, tuttavia, conformemente alle prime indicazioni giurisprudenziali, i componenti interni dell’Organismo di Vigilanza non dovrebbero svolgere, nell’ambito dell’ente o di soggetti da questo controllati o che lo controllano, funzioni operative.
Nell’ipotesi di Organismo di Vigilanza a composizione monocratica, l’assenza di situazioni di conflitto di interessi in capo al componente interno dovrebbe essere attentamente valutata sia con riguardo alla titolarità di compiti operativi che anche di eventuali funzioni di controllo già esercitate nell’ambito dell’ente.”

Ruolo

I compiti dell’Organismo di Vigilanza sono:

  • Verificare l’osservanza delle prescrizioni del Modello ed attuare il programma di controllo: verifica periodica e costante sull’idoneità del Modello a prevenire la commissione dei reati, anche nel caso di aggiornamenti normativi e modifiche del contesto aziendale. La verifica periodica sul funzionamento del Modello deve essere svolta anche mediante attività di audit sui processi ritenuti a rischio-reato al momento della costruzione/aggiornamento del Modello e disciplinati da appositi protocolli/procedure 231.

  • Aggiornare il Modello Organizzativo; il Modello Organizzativo deve essere rivisto nel caso di:

    • modifiche/aggiornamenti normativi del Decreto 231/2001 (ad esempio, introduzione di nuove fattispecie di reato – aggiornamento delle aree di rischio),

    • modifiche alla struttura organizzativa aziendale / di business

oppure

    • nel momento in cui, a seguito di attività di audit / verifiche sul funzionamento del Modello, l’Organismo di Vigilanza lo ritenga necessario.

  • Promuovere iniziative per la comunicazione, diffusione e comprensione del modello a tutti i livelli della struttura aziendale: è compito dell’Organismo di Vigilanza promuovere le iniziative di formazione e comunicazione del Modello Organizzativo; tale compito può essere svolto in coordinamento con altre funzioni aziendali che coadiuvano l’Organismo nella predisposizione di opportuna documentazione, nella scelta delle modalità di comunicazione e nell’organizzazione di sessioni di training che abbiano ad oggetto i punti salienti del Decreto ed il Modello Organizzativo adottato dalla Società.

  • Gestione dei flussi informativi: l’Organismo di Vigilanza deve costituire opportuni canali di comunicazione per le segnalazioni di violazioni o sospetto di violazioni del Modello che garantiscano la segretezza della segnalazione per la tutela del segnalante; le segnalazioni devono essere valutate dall’Organismo di Vigilanza che effettua opportune indagini per l’accertamento della fondatezza della segnalazione.

Inoltre, l’Organismo di Vigilanza deve prevedere un opportuno sistema di flussi informativi periodici che devono venire da tutte le funzioni aziendali operanti in aree a rischio e aventi ad oggetto particolari informazioni su processi a rischio-reato che l’Organismo stesso deciderà se e come approfondire.

  • Mantenere rapporti e informare il Consiglio di Amministrazione ed il Collegio Sindacale periodicamente in merito all’attuazione del Modello, alla necessità di interventi di modifica o aggiornamento dello stesso, nonchè alle risultanze delle attività di verifica poste in essere e tempestivamente in merito alle violazioni accertate.