E-Learning, fasi di "adozione" e casi utili.

Dietro ad una parola come “e-learning” si nascondono molte opinioni e pareri contrastanti. Da un lato la sempre più folta schiera di sostenitori dall’altro gli “e-learning-scettici”. I primi che hanno visto e compreso il pieno potenziale della tecnica formativa, gli altri che “o carta stampata e aula, o niente”. Ma per l’azienda, quali sono i reali vantaggi?

L’introduzione di una nuova tecnologia secondo la formatrice statunitense Anita Rosen, segue cinque fasi:

1.       Negazione – “Non fa per noi, è solo una delle ultime mode che cercano di venderci!”

2.       Outsourcing – la novità è entrata nell’azienda e non può essere ignorata, ma… “Ho cose più urgenti sulla scrivania – lasciamo che lo faccia il consulente”. Risultato: un outsider non è un chiaroveggente. Non può garantire il successo di qualcosa che non è compreso dalla stessa organizzazione.

3.       Power Point – gli impatti positivi della “novità” non vengono compresi ma tutti ne parlano, soprattutto nelle riunioni sulla pianificazione strategica. Chi non la include nel proprio power point è “out”. Risultato: l’azienda non ci guadagna, ma almeno si comincia a comprenderne la rilevanza e predisporre le infrastrutture necessarie per implementarla.

4.       Esecuzione – Tutti, anche gli operativi, l’hanno compresa, si parte! È stato allocato il budget e sono state distribuite le responsabilità. Gli obiettivi e gli strumenti di misurazione sono definiti chiaramente. Se tutto è gestito correttamente, arrivano i primi risultati.

5.       Integrazione – La novità è stata pienamente integrata e svolge le funzioni previste. Non è più di un modo nuovo di fare il business, ma una modalità diffusamente accettata. Ha contribuito e continua a contribuire al bilancio aziendale.

Molte aziende propongono corsi online (spesso acquistati a catalogo) perché costa meno rispetto all’onere dello spostamento e dell’allestimento dei corsi in aula.  I dipendenti li fanno perché obbligati, ma non di rado con scarsa attenzione o per la bassa qualità del materiale formativo o perché non sono stati sufficientemente organizzati con tempi e modalità di fruizione del corso,  o non abbastanza responsabilizzati sull’importanza delle nozioni da acquisire. O tutti e tre i casi.

E-LEARNING in SENSO ALLARGATO
Accade che alcuni fra i più convinti elearning-scettici, non si rendano conto di farne già uso: ricerca di informazioni sul web, uso della intranet aziendale, corsi di lingue su DVD, video su YouTube che spiegano come fare… Sono di fatto attività auto-formative che utilizzano le nuove tecnologie.

VANTAGGI E CASI PRATICI
L’E-learning permette una rapida e corretta diffusione dei contenuti  su popolazioni di ampia dimensione. Rispetto ad un testo scritto, la ritenzione delle informazioni aumenta dell’89%. Ma non può trasmettere qualunque cosa in qualunque contesto.

CASO 1 – Studio professionale. Devo svolgere la formazione obbligatoria, attività decisamente fuori dal mio core business. La faccio online così risparmio tempo e denaro? Dipende. Quando si tratta di privacy, probabilmente si. Nel caso di adempimenti che impattano sul modo di lavorare nello studio, come l’antiriciclaggio, la formazione online è un’ottima base, ma servirà anche un affiancamento, almeno nella prima fase. La formazione online permette di abbassare il costo e risparmiare molto tempo.

CASO 2 – Azienda con sedi sparse, anche all’estero. Ogni volta che lancio un nuovo prodotto devo istruire i rivenditori sulle sue caratteristiche, manutenzione e vantaggi commerciali.

  • Organizzo seminari avvalendomi di formatori e tecnici? Potrei. Il rischio è che non tutto venga spiegato con esattezza. Il rapporto diretto può essere un vantaggio, ma anche un rischio se il relatore non trasmette adeguatamente la visione aziendale. (Più formatori uso, più il rischio aumenta) Alcuni dipendenti/collaboratori avranno difficoltà a partecipare con il rischio di perdere la formazione. I costi connessi sono alti.
  • Stampo brochure/manuali? Si. La trasmissione univoca dei contenuti è assicurata, ma i tempi potrebbero essere lunghi tra la redazione, un’eventuale traduzione, la stampa e la spedizione. Non so chi veramente riceverà il materiale, né chi lo leggerà. L’utente può rivedere i contenuti quando vuole, ma se fossero presenti errori o fossero necessarie modifiche dovrei ristampare e rispedire l’intero materiale. I costi connessi sono alti.
  • E-learning? Si. La trasmissione univoca dei contenuti è assicurata, i tempi di consegna si accorciano rispetto alla carta stampata. Ho la possibilità di conoscere esattamente, grazie ai report di visualizzazione, chi ha visto tutto il materiale e chi solo in parte. L’utente può rivedere i contenuti quando vuole. Posso verificarne la comprensione tramite un test. Le eventuali modifiche o aggiunte sono semplici e veloci da eseguire. I vantaggi sono notevoli, tuttavia lo strumento deve essere presentato e sviluppato correttamente, soprattutto se proposto per la prima volta. I costi connessi sono inferiori e si riducono ulteriormente all’aumentare degli utenti (anche in momenti successivi)

CASO 3 – Devo diffondere una nuova procedura, istruire sull’uso di un nuovo software, spiegare il funzionamento o la manutenzione di una macchina.
Vale quanto sopra. Aula e e-learning (tramite i video) permettono di mostrare le “novità” in azione. Aula non è efficace se il numero dei partecipanti è alto, nell’e-learning il numero non ha importanza. In aula è possibile porre domande direttamente al docente, in e-learning è possibile farlo tramite il forum. È sempre utile allegare ad un corso online una rapida dispensa di sintesi dei contenuti.

CASO 4 – Azienda di servizi o commerciale. Devo fare formazione sul rapporto con clienti o sulle tecniche di comunicazione. L’uso di testi stampati senza un intervento formativo in aula è inefficace.

L’E-learning da’ migliori risultati se oltre a spiegare i contenuti costringe l’utente a mettersi in gioco tramite esercitazione e l’interazione con altri gruppi di utenti. Ma il costo di un corso basato su giochi interattivi può essere alto.
Aula: nel caso di modifiche di tipo comportamentale è la soluzione migliore. Può essere integrata con e-learning aumentandone l’efficacia.

Escludere le tecnologie dalla vita aziendale oggi è difficile, ma usarle male può creare costi invece dei vantaggi. È preferibile evitare corsi a catalogo, salvo alcuni argomenti molto generici. Inoltre per introdurre della formazione in e-learning è necessario avere una chiara visione degli obiettivi e dei risultati attesi. Un percorso in e-learning deve far parte del progetto aziendale. Se considerato un’attività a sé, non integrata e definita, sarà solo un impegno in aggiunta ad altri.