Al fine di prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, il D.Lgs. 231/2007 si fonda sulla collaborazione attiva tra i soggetti obbligati. I principi generali del Decreto chiamano tali soggetti (tra cui i professionisti) a collaborare attivamente, chiedendo loro di adottare idonei sistemi e procedure in materia di antiriciclaggio.
Codificare e adottare procedure interne ha l’obiettivo di garantire omogeneità di comportamenti sia tra i vari soggetti obbligati sia all’interno del singolo studio professionale; un ulteriore obiettivo è quello di assicurare la pronta ricostruibilità a posteriori delle decisioni assunte caso per caso.
Secondo il CNDCEC, inoltre, il richiamo della 231 del 2007 all’adozione di appropriati sistemi e procedure evidenzia che in capo ai professionisti è posta una obbligazione di mezzi e non di risultato.
I principi generali del Decreto indicano anche che l’applicazione della normativa debba essere ispirata al principio della proporzionalità: i sistemi e le procedure devono essere proporzionati alle peculiarità delle varie professioni e alle dimensioni degli studi. E’ necessario pertanto che ciascun professionista strutturi le procedure sulla base delle caratteristiche del proprio studio.
La IV Direttiva e le procedure
Con il recepimento della Direttiva UE 2015/849 (IV Direttiva Antiriciclaggio), che dovrà avvenire all’interno dei singoli stati membri entro il 26 giugno 2017, le procedure diventeranno uno dei punti cardine dell’antiriciclaggio: l’art. 8 della Direttiva prevede, infatti, che i soggetti obbligati dovranno porre in essere misure specifiche per individuare, valutare, mitigare e gestire in maniera efficace il rischio di riciclaggio attraverso opportune politiche, controlli e procedure interne, adeguate alla propria natura, dimensione, rischi e struttura organizzativa.
Tra i vari obiettivi la Direttiva si propone di riformare anche il sistema sanzionatorio: da un lato, verrà introdotta una differenziazione delle sanzioni in relazione alle differenze tra i soggetti obbligati in termini di dimensioni, caratteristiche, livello di rischio e settori di attività; dall’altro, saranno previsti rafforzamenti delle sanzioni per i soggetti obbligati che verranno trovati privi di procedure interne.
Non dotarsi di procedure: le inadempienze sistematiche
Importanza cruciale assume proprio l’introduzione di sanzioni per le violazioni sistematiche degli obblighi antiriciclaggio: la Direttiva prevede infatti sanzioni da applicarsi alle violazioni gravi, reiterate, e sistematiche commesse dai soggetti obbligati relativamente agli obblighi di adeguata verifica della clientela, conservazione dei documenti, segnalazione delle operazioni sospette e controlli interni. Tali sanzioni potranno comprendere rafforzamenti (tra cui, ad esempio, la revoca o sospensione dell’autorizzazione a operare).
Per non incorrere in sanzioni, i professionisti devono adottare misure proporzionate alle loro caratteristiche e devono formalizzare tali misure con la stesura di procedure antiriciclaggio di studio.
Il professionista deve aggiornare periodicamente la procedura antiriciclaggio e monitorarne il rispetto da parte dei soggetti coinvolti.
Deve inoltre impostare, gestire ed attuare le procedure di controllo interno per la verifica del corretto adempimento degli obblighi e adempimenti antiriciclaggio e deve disporre ed attuare il programma di formazione dei soggetti interessati alla normativa nell’ambito dello studio.
La procedura di studio
La procedura antiriciclaggio è funzionale ai professionisti, ai dipendenti e ai collaboratori di studio coinvolti nell’espletamento degli adempimenti antiriciclaggio, per definire con immediatezza pratica i ruoli e i compiti dei soggetti interessati, nonché le modalità operative.
Le strutture organizzative possono essere le più varie e si può spaziare dallo studio composto da un solo professionista senza collaboratori, fino ad un’entità composta da una pluralità di professionisti, eventualmente anche dislocati su più sedi e in città diverse.
Ai fini della definizione del sistema dei presidi antiriciclaggio adottati dallo studio è opportuno redigere e conservare:
- l’organigramma interno;
- il mansionario in cui vengano assegnati i compiti e le responsabilità nell’adempimento all’antiriciclaggio;
- la nomina per iscritto dei delegati, che dovranno ricevere adeguata formazione, e le deleghe scritte dei professionisti ai dipendenti/collaboratori con specifico riferimento agli adempimenti delegati, con la sottoscrizione per accettazione da parte dei dipendenti/collaboratori stessi;
- il piano di formazione dei soggetti incaricati all’assolvimento degli adempimenti, con il riferimento agli eventi formativi a cui si è partecipato;
- il piano di controllo interno per le verifiche di corretto adempimento dei vari obblighi.
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