Dati in forma cartacea, ancora critici! Le policy aziendali per conservarli correttamente.

Abituati ormai a trattare dati in forma digitale – per lo più salvati nel cloud, a cui accediamo tramite smartphone, tablet o computer – spesso dimentichiamo l’importanza che può avere ancora un documento cartaceo.

Al contrario, l’attenzione alla carta – ancora molto diffusa in alcune organizzazioni – deve essere elevata, soprattutto quando sappiamo di non essere ordinatissimi sul luogo di lavoro. O, caso peggiore, in assenza di una corretta procedura interna nell’archiviare o smaltire i documenti prodotti.

Capita spesso infatti, che durante la giornata lavorativa, si lasci un documento sulla scrivania perché interrotti o chiamati altrove. Il pensiero è comunemente: “lascio qui in bella vista, così me ne ricordo”. Ma non pensiamo mai al fatto che in nostra assenza tale documento possa essere visto da altri: addetti alle pulizie, fattorini, colleghi di altri uffici e perfino persone esterne di passaggio, per fare solo qualche esempio, transitano quotidianamente tra le scrivanie.

Nonostante l’approccio sia sicuramente positivo per quanto riguarda il tema ambientale, spesso tuttavia la prassi di utilizzare carta riciclata si rivela non idonea alla corretta gestione della documentazione aziendale.

Succede frequentemente, infatti, di prendere appunti su fogli accumulati per il riciclo senza badare a ciò che è stampato sul retro: tipicamente si tratta di vecchia documentazione aziendale contenente dati che possono essere sensibili: per esempio copie di verbali di riunioni, vecchi contratti, addirittura documentazione che riguarda la salute dei dipendenti.

E, infine, a chi non è mai capitato di mandare in stampa dei documenti e poi essere bloccato da un collega o una telefonata, lasciando incustoditi tali documenti nel vassoio della stampante, alla mercé di tutti?

Sono solo alcuni esempi, in cui tuttavia è facile riconoscersi, che spesso hanno alla base le migliori intenzioni, come la volontà di creare il minor impatto possibile sull’ambiente. Ciò non toglie, però, che siamo potenzialmente in presenza di potenziali gravi violazioni di Privacy.

Un errato smaltimento o una mancata distruzione di documenti cartacei contenenti informazioni riservate potrebbe causare all’azienda danni importanti e gravi conseguenze. È dunque fondamentale  definire e applicare rigorosamente procedure interne, tanto nelle  grandi aziende (dove normalmente queste procedure esistono, ma difficilmente sono rispettate), quanto nei piccoli studi di professionisti.

Tutte le policy aziendali volte a garantire la Privacy devono infatti essere integrate con norme specifiche per tutto ciò che non viene memorizzato o trasmesso mediante supporti elettronici,  ovvero per la protezione e salvaguardia della documentazione cartacea.

A titolo di esempio, una recente ricerca di Quocirca afferma che il 61% delle grandi aziende ha sperimentato violazioni dei dati correlate alla stampa dei documenti.  Secondo lo studio della società Danwood, inoltre, è elevatissima la percentuale (94%) di chi ammette di non gestire in maniera corretta i processi di stampa in ufficio, tanto da mettere a repentaglio la sicurezza della propria azienda.

È bene quindi che le policy contengano le misure minime e idonee di sicurezza riportate nell’allegato B del Codice Privacy, dove le prime sono elencate in maniere analitica e chiara, mentre le seconde, quelle idonee, devono essere individuate dal Titolare del trattamento a seconda della propria realtà aziendale.

In altre parole, il Titolare è chiamato a verificare il corretto trattamento dei dati; In caso contrario, è suo obbligo approntare o aggiornare le procedure interne. Tale processo inizia, come anticipato, con la creazione di regole scritte, ma deve proseguire obbligatoriamente con un’informazione ripetuta agli incaricati e un processo di controllo costante sul loro operato. Solo così si possono evitare sanzioni, che nello specifico partono da un minimo di 6.000 euro e possono arrivare ad un massimo di 180.000 euro, oltre a eventuali illeciti penali (fino a tre anni di reclusione) ed eventuali risarcimenti in ambito civile per gli interessati danneggiati dal trattamento illecito dei loro dati personali.

Se desiderate approfondire il tema dei documenti cartacei e delle policy aziendali per conservarli correttamente contattateci!