Obblighi di identificazione e registrazione per varie combinazioni di collaborazioni professionali:

Studi associati (A)
CED (B)
Professionisti che collaborano con Studi associati (C) e/o con CED (D)
Professionisti che collaborano con altri Professionisti (E).

Il professionista, anche se abitualmente lavora in uno studio (C o E), ma è dotato di una sua autonoma Partita IVA, se riceve personalmente un incarico da un cliente dello stesso studio è obbligato agli adempimenti della normativa, tra i quali è tenuto ad identificare il cliente e a registrare le operazioni.
Se il professionista opera solamente in qualità di dipendente dello studio non ha obblighi.
NB I praticanti non hanno obblighi.

Se il professionista ha, invece, una sua partita IVA (quindi non dipendente) e lavora per i clienti dello studio è obbligato agli adempimenti  previsti dalla normativa come sopra descritto.
Nel caso di centro elaborazioni dati (CED), se tale attività è svolta sotto forma di società l’archivio è intestato alla società e non al legale rappresentante.
Nel caso in cui il CED è gestito sotto forma di ditta individuale, allora l’archivio è intestato alla persona fisica titolare dell’attività (in questo caso può essere anche un professionista).
Nel caso in cui un professionista (dottore commercialista, consulente del lavoro, avvocato etc.) svolga la sua attività professionale in forma associata, l’archivio può essere intestato allo studio associato e può essere gestito in forma accentrata.
In caso di archivio di studio associato gestito in modalità accentrata, è obbligatorio designare qual è il professionista responsabile per quel cliente e per quella prestazione.
In caso di archivio dello studio associato: le anagrafiche dello studio associato sono in comune e sono visualizzabili da tutti gli associati, anche se è stato indicato 1 solo come professionista che ha effettuato l’identificazione; ogni professionista deve avere le proprie personali prestazioni; ciascuno degli associati accede all’archivio con le proprie credenziali e visualizza solo le sue personali prestazioni.

Caso pratico di archivio di studio associato: Rodolfo ha 50 clienti dal 2006, Romeo ha 30 clienti dal 2007 e Oscar ha 40 clienti dal 2006; Rodolfo e Romeo creano uno studio associato il 01/01/2010, insieme a Ernesto, il quale inizia ad operare in questa data; nel 2012 entra far parte dello studio associato anche Oscar.

Quali obblighi? quali date? quali fascicoli del cliente e con quali date? è necessario che il professionista ripeta i fascicoli del cliente solamente perché è entrato in associazione con altri professionisti? è giusto inserire in archivio la data di identificazione dei clienti al 01/01/2010?

Risposta: ciascuno dei professionisti tiene i propri fascicoli del cliente ed il proprio archivio; a partire dall’01/01/2010 si iniziano a tenere il fascicoli in modalità accentrata (nb. non è necessario rifare i fascicoli per i clienti conferiti allo studio associato) e si crea un nuovo archivio dello studio, sul quale si inseriscono le anagrafiche e le prestazioni a partire da quella data.

Se in uno studio associato più professionisti seguono lo stesso cliente devono tutti fare l’adeguata verifica? No, basta 1 solo fascicolo. Nell’archivio deve essere indicato chi esegue l’operazione; se vengono svolte operazioni diverse deve essere svolta una valutazione rischio operazione per ciascuna.
Se il CED chiede una consulenza al professionista, questo deve identificare il CED e registrare l’operazione di consulenza.
Se il CED chiede per conto dei propri clienti una consulenza al professionista, questo deve identificare sia il CED sia i clienti del CED, registrando le relative prestazioni.

I 3 casi dello “Studio Dott. Ros e Rag. Mann Srl”:

Caso 1
Domanda: Il Dott. Ros è commercialista con propria posizione autonoma e collabora col Rag. Mann dal gennaio 2007, ma anche con clienti propri; a gennaio 2007 il Dott. Ros dovrà aver indicato nell’archivio antiriciclaggio come unico cliente il Rag. Mann oppure nuovamente tutti i clienti di quest’ultimo? Nella seconda ipotesi dovrà aver predisposto anch’egli un fascicolo per ciascun cliente con cui ha avuto a che fare, di Mann? Contenente quali documenti? Il Dott. Ros fatturava solo a Rag. Mann e non ai clienti di quest’ultimo.

Risposta: Il Dott. Ros avendo una sua posizione autonoma (clienti propri) deve identificare i propri clienti e registrare i dati nel proprio registro. Per quanto attiene ai clienti del Rag. Mann (per il quale collabora) può richiedere al Rag. Mann attestazione ai sensi degli articoli 29 e 30 del 231/07 ed evitare gli adempimenti di adeguata verifica previsti dall’art. 18 comma 1 lettere a), b) e c).  Quindi nel fascicolo della clientela inserirà la dichiarazione del Rag. Mann (per quanto attiene l’adeguata verifica).

Caso 2
Domanda: il Centro Stm è il Ced che si affiancava all’attività del Rag. Mann, con elaborazione dati contabili e buste paga; quindi il Centro Stm, trattando di fatto con i medesimi clienti del Rag. Mann (e fatturando direttamente le proprie prestazioni a questi ultimi), quali adempimenti dovrà porre in essere? E in che modo? NB la società è partecipata dal Rag. Mann come accomandante.

Risposta: La società Centro Stm si trova nella stessa situazione del Dott. Ros e quindi può utilizzare le stesse modalità di cui al punto precedente.

Caso 3
Domanda: Lo Studio Dott. Ros/Rag. Mann, costituita a fine dicembre 2010, ma a tutti gli effetti operativa dai primi di gennaio 2011, nella quale sono confluiti tutti i clienti del Rag. Mann e del Dott. Roselli; i due professionisti di fatto hanno come cliente detta società (la quale però fattura ai clienti finali). La società Centro STM ha di fatto cessato ogni attività, limitandosi a terminare la fatturazione e l’incasso, anche nel 2011, ma per prestazioni eseguite fino a fine 2010; lo Studio Dott. Ros/Rag. Mann ha predisposto il registro antiriciclaggio indicando tutti i clienti dei due professionisti confluiti nella nuova struttura. Sono stati predisposti anche i fascicoli, contenenti l’identificazione di ciascun cliente. Il tutto riferito ai clienti in essere al 03/01/2011, quindi di fatto già identificati da Rag. Mann o Dott. Ros in proprio come professionisti, e quelli acquisiti successivamente. Nella società i professionisti sono semplici soci essendoci una terza socia con la qualifica di amministratore unico, e quindi incaricata dell’identificazione dei nuovi clienti. E’ sufficiente oppure i nuovi clienti dovranno essere identificati anche dai singoli professionisti? Se fosse sufficiente, i due professionisti dovrebbero avere come ultima riga del proprio registro quella intestata allo Studio Dott. Ros/Rag. Mann (salvo aver acquisito nuovi clienti in proprio). Inoltre non dovrebbero avere l’obbligo di istituire alcun fascicolo per i cliente nuovi dello Studio Dott. Ros/Rag. Mann. In caso contrario si chiede quale sia la forma preferibile (in rispetto alla normativa) per far si che, stante l’identificazione (quindi fascicolo e registro) da parte dello Studio Dott. Ros/Rag. Mann i due professionisti non si vedano contestate omesse identificazioni di soggetti già in carico a quest’ultima.

Risposta: Lo Studio Dott. Ros/Rag. Mann è di fatto un nuovo soggetto e quindi con autonomi obblighi antiriciclaggio, deve avere un proprio archivio. Se i clienti dei due soci (Rag. Mann e dott. Ros) di fatto vengono trasferiti alla società che continua le prestazioni degli stessi, la società può identificare i clienti (precedenti) con lo stesso mezzo previsto dagli art. 28 e 29 (come al punto 1) e registrarli successivamente nel proprio archivio, a partire dal 3/01/2011. I registri del Rag. Mann e del Dott. Ros restano legati agli stessi a dimostrazione dell’assolvimento degli obblighi per il periodo precedente. Resta però chiaro che per utilizzare tali modalità deve essere formalizzato il trasferimento dei clienti del Rag. Mann e del Dott. Ros alla società, dimostrando la continuità di rapporto con i clienti precedenti.

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