Per la maggior parte dei lavoratori parlare di salute e sicurezza negli uffici è inutile, un eccesso o addirittura una semplice applicazione di una norma per dare lavoro ai consulenti/formatori nella materia specifica.
Ma chi si allinea a tale opinione, spesso sottovaluta tali ambienti e non conosce bene la differenza tra sicurezza e salute.
Premesso che ogni ambiente di lavoro ha delle particolarità specifiche che possono renderlo più o meno salubre/sicuro per i lavoratori, è evidente a tutti che alcuni lavori espongano la forza lavoro a dei rischi con maggiore entità nella magnitudo e con incrementata possibilità che accada qualchecosa. Ciononostante, non deve mai essere sottovalutato un ambiente – apparentemente famigliare – come un ufficio.
Chi lavora in un cantiere o in un’unità produttiva, raramente non è a conoscenza del fatto che la sua mansione lo esponga al rischio di incorrere in un infortunio.
Tuttavia, le statistiche parlano chiaro: sono molti, troppi i casi di eventi che coinvolgono lavoratori occupati negli ambienti d’ufficio. Alcuni degli incidenti o situazioni rischiose che si verificano in tali ambienti lavorativi:
- urtare contro un cassetto lasciato aperto;
- cadere da una sedia usata impropriamente per raggiungere ripari sopraelevati;
- cadere da una scaletta utilizzata in maniera impropria, magari con le mani occupate;
- utilizzare degli attrezzi taglienti (taglierini) senza la dovuta attenzione;
- consumare bevande vicino ad apparecchiature elettriche;
- assumere una postura non adatta o ergonomicamente non corretta durante il lavoro alla scrivania,
e via discorrendo.
Dobbiamo dunque considerare pericolosi tali ambienti? La risposta è sì. La grande differenza è che si può e si deve lavorare principalmente sulla prevenzione, quasi abbandonando in alcuni ambiti la protezione (v. uso dei DPI). Un punto fondamentale, è la corretta progettazione degli ambienti e della postazione di lavoro, dell’organizzazione, ma anche della partecipazione e conseguente adozione da parte dei lavoratori di corretti comportamenti durante la propria attività d’ufficio.
Infatti, si può dire con certezza, che tra le cause di un infortunio in ufficio si annovera principalmente una carenza nell’organizzazione del lavoro, una carenza in competenze decisionali, fraintendimenti, ritmi di lavoro incalzanti, rapporti di lavoro difficili a livello umano.
Di seguito alcuni dei rischi per la salute presenti in ambito lavorativo negli uffici e alcune indicazioni su come poter ridurre il loro effetto.
Pause e periodo di riposo limitate – (Disturbi alla vista, spossatezza, calo del rendimento, disturbi digestivi).
- Concedere pause regolari.
- Fare brevi pause di 5 minuti ogni ora in caso di lavori che richiedono uno sforzo di concentrazione prolungato e intenso.
- Queste pause aumentano anche il rendimento.
- Rispettare un periodo di riposo giornaliero di almeno 11 ore consecutive.
Uffici open space – (Disagio a causa di una limitata sfera privata).
- Collocare delle piante o dei mobili per creare una separazione visiva.
- Sistemare i posti di lavoro dirimpettai in modo da evitare il costante contatto visivo.
- Fare in modo che ogni lavoratore abbia sufficiente libertà di movimento.
Sovraccarico o sottocarico lavorativo
- Tener conto delle capacità del singolo (sia fisiche che intellettuali).
- Ampliare gli spazi di creatività per la propria attività e distribuire correttamente i carichi di lavoro.
- Garantire che i compiti assegnati possano essere effettivamente eseguiti. Altrimenti, offrire la possibilità di un “training on the job” o corsi di aggiornamento.
- Strutturare i compiti in modo che comportino diverse attività, ad es. organizzare, preparare, eseguire, controllare, ecc.
- Fare in modo che i compiti di routine siano alternati ad altre attività che richiedono percezione, riflessione e pianificazione.
- Fare in modo che l’attività lavorativa non venga continuamente interrotta (Es. mansioni impreviste, attrezzature non funzionanti, ecc.).
Postura / attività prolungata in posizione seduta o in piedi / sollevare e trasportare carichi frequentemente – (Disturbi muscolo-scheletrici, ossia problemi all’apparato motorio, mal di schiena, dolori alle spalle e al collo, tensioni muscolari. Disturbi circolatori, emorroidi, gambe gonfie, varici, affaticamento precoce).
- Creare dei posti di lavoro che consentano di alternare la posizione seduta con quella in piedi (ad es. scrivania alta, tavoli regolabili in altezza).
- Per chi lavora sempre in piedi mettere a disposizione degli appoggi e dei tappetini morbidi. Fare sufficienti pause.
- Adattare il posto di lavoro alle esigenze individuali ed eventualmente rivolgersi ad un esperto di ergonomia.
- Per i trasporti frequenti e per la movimentazione di carichi pesanti prevedere adeguati mezzi di trasporto. Sollevare e trasportare i carichi vicino al corpo.
Comunicazione interna – (Tensioni, problemi interpersonali)
- Fare in modo che ci sia una vera cultura del dialogo tra colleghi, dipendenti e superiori.
Aspetti direttivi del lavoro – (Stress e scarsa motivazione)
- Assumersi le proprie responsabilità come dirigente e adempiere ai compiti direttivi.
- Definire in modo chiaro i processi di lavoro.
- Concedere un margine di azione sufficiente e dare la possibilità di partecipare alle decisioni.
- Fornire aiuto nelle situazioni di stress.
- Riconoscere il buon lavoro svolto.
Tensioni nei rapporti interpersonali / mobbing / molestie sessuali – (Stress psichico, clima di lavoro malsano, calo del rendimento).
- Creare un punto di ascolto (ufficio o persona responsabile).
- Affrontare i conflitti irrisolti.
- Assumersi la responsabilità come superiore. Riconoscere i primi segnali di allarme (ad es. scarsa motivazione, irritabilità, assenze frequenti, ecc.) e intervenire tempestivamente.
- Eventualmente rivolgersi ad un esperto.
Problemi psicosociali e di comunicazione.
- Formulare gli obiettivi secondo il principio SMART: Specifici, Misurabili, Appropriati,
- Realistici, Temporalmente vincolati a termini e scadenze.
- Lasciare ripetere gli incarichi assegnati ai dipendenti con parole proprie.
- Rispondere a eventuali domande.
Fattori di disturbo –(Stress, malessere fisico e psicologico).
- Ridurre i rumori fastidiosi dovuti alle conversazioni telefoniche dei colleghi, alle discussioni, ecc. adottando misure di riduzione del rumore o installando appositi schermi.
- Evitare profumi, candele profumate, incensi, cibi con un odore fastidioso che possono causare disturbo.
- Rispettare le norme che tutelano contro il fumo passivo.
Telelavoro – (Stress psichico a causa della mancanza di contatti umani, isolamento).
- Tenere periodicamente delle riunioni per favorire lo scambio di informazioni e fornire assistenza.
- Incentivare i contatti con gli altri colleghi.
Reception clienti / sportello / accoglienza clienti – (Stress dovuto all’obbligo di essere sempre gentili. Atti di violenza/aggressività da parte dei clienti).
- Fare una pausa, dare il cambio, alternare la mansione con altre attività.
- Discutere di eventuali problemi nel team.
- Non lasciare da solo il personale. Installare un pulsante per le chiamate di emergenza.
Alcool, medicinali, droghe – (Dipendenza, maggiore propensione agli infortuni, danni alla salute, calo del rendimento, assenze dal lavoro)
- Riconoscere i segnali di allarme, ad es. calo della concentrazione, stanchezza, ritardi sul lavoro, dimenticanze, aggressività e offrire un aiuto interno od esterno (aiuto all’autoaiuto). Non esitare a rivolgersi ad un aiuto esterno.
- Ridurre i condizionamenti esterni sul lavoro.
- Evitare di mettere costantemente sotto pressione con le scadenze.
- Eliminare le tensioni e gli scontri.
Disposizioni speciali in caso di maternità – (Pericoli e conseguenze negative sulla madre e il bambino).
- Evitare situazioni di superlavoro e di stress.
- Rispettare il divieto di occupazione nel periodo di astensione obbligatoria previsto per legge.
- Verificare le condizioni di lavoro: prevedere un’occupazione diversa in caso di attività svolte prevalentemente in piedi o in condizioni ergonomiche inadeguate.
- Dare la possibilità di stendersi.
- Evitare il sollevamento di carichi e l’uso di scale portatili.
- Concedere il necessario tempo alle madri per l’allattamento e mettere a disposizione uno spazio adeguato per questo.
Trasferte di lavoro – (Maggiore rischio di infortunio a causa di una minore concentrazione).
- Non telefonare, fumare o mangiare quando si è al volante.
- Non mettersi in viaggio se non si è in condizioni psichiche idonee.
- Prevedere tempo sufficiente per i contatti con i clienti e per il tragitto al successivo impegno di lavoro.
Reception, attività di portineria, smistamento posta – (Infortunio, malattia, malessere, reazione sbagliata, reazione inaspettata).
- In prossimità del posto di lavoro garantire un collegamento con una postazione sempre occupata (telefono, cellulare, walkie-talkie, allarme per filodiffusione o radio-allarme).
- Fornire gli indirizzi a cui rivolgersi in situazioni di emergenza e di allarme.
