Analizzando l’insieme delle aziende che hanno deciso di adottare un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001 emergono due scelte principali:
- Adozione di un Modello “Standard”
- Adozione di un Modello “Realizzato su misura”
Che cosa significa adottare un Modello “realizzato su misura” a differenza di uno “standard”?
Una doverosa premessa va fatta sull’impalcatura documentale di cui si va a comporre un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001. Quando si parla di “Modello 231” si devono intendere principalmente i seguenti documenti:
- Modello di Organizzazione Gestione e Controllo – PARTE GENERALE
- Modello di Organizzazione Gestione e Controllo – PARTE SPECIALE (o protocolli o procedure)
- Codice Etico
Si precisa che tali documenti hanno a loro volta una serie di allegati indispensabili per fare in modo che gli stessi documenti funzionino per la società come tutela dalla responsabilità amministrativa.
Sebbene documenti come la “parte generale” e il “codice etico” potrebbero apparire pressochè uguali nei contenuti ad occhi non esperti piuttosto standardizzati, così non dovrebbe essere. Se confrontassimo attentamente i contenuti dei documenti di diverse aziende infatti si noterebbero sostanziali differenze. È, infatti, necessario effettuare un lavoro di base per la loro costruzione che comporta un’analisi dell’azienda, della sua struttura interna e dei rapporti che ha verso l’esterno, la quale porta ad identificare le fattispecie di reato per cui può essere ritenuta a rischio rispetto a quelle per cui la manifestazione del rischio reato può ritenersi remota; nella “parte generale” tale distinzione è necessaria e deve essere riportata con chiarezza e aggiornata periodicamente.
Inoltre, altri contenuti rendono il Modello “personalizzato”, come, ad esempio, l’inserimento delle scelte dell’azienda sulla composizione dell’Organismo di Vigilanza, sul Sistema Sanzionatorio, sulle modalità scelte per la comunicazione, formazione ed informazione.
Nondimeno per il Codice Etico, sebbene sia buona prassi inserire i principi comportamentali a tutela di tutte le fattispecie di reato contemplate dal D. Lgs. 231/2001, il suggerimento per renderlo aderente alla realtà aziendale che lo adotta è quello di approfondire alcune tematiche che l’azienda stessa può ritenere “più calde” rispetto ad altre (si pensi ad esempio alla “salute e sicurezza dell’ambiente di lavoro”).
Il Codice Etico deve, infatti, essere il veicolo per indirizzare i comportamenti del personale interno all’azienda con particolare attenzione ad alcuni principi fondamentali che si basano sul buon senso; il Codice Etico, al contempo, è la “carta d’identità” dell’azienda verso l’esterno: un documento con cui l’azienda si presenta a terze parti (clienti, fornitori, partner commerciali, etc.) ed al quale chiede di uniformarsi per poter istaurare un rapporto di collaborazione.
Con riferimento al Modello – parte generale ed al Codice Etico possiamo affermare che l’occhio di un esperto è in grado di valutare in una manciata di minuti se si tratta di documenti realizzati con il così detto “copia e incolla”. Più evidenti sono invece le differenze per quanto riguardano le Parti Speciali realizzate su misura per l’azienda rispetto a Parti Speciali standard.
“Le parti speciali” o altrimenti chiamate “protocolli/procedure 231” sono il vero cuore del Modello ed una loro stesura non supportata da un’attenta analisi dei processi aziendali e della struttura dell’azienda rende del tutto nulla l’efficacia del Modello 231 rispetto alla responsabilità amministrativa della società.
É infatti necessario che le parti speciali descrivano gli effettivi controlli che sono effettuati o devono essere implementati dalle diverse funzioni aziendali nell’ambito dei processi in essere; per fare ciò è necessario analizzare tali processi con la collaborazione del personale interno, comprenderli e stendere dei documenti che li richiamino e li vadano ad integrare. Parti Speciali “standard” sono realizzate spesso mediante la stesura di un elenco di principi di comportamento senza alcun riferimento ai controlli da mettere in atto da parte del personale operante nelle aree a rischio specifici per prevenire la commissione dei reati; non essendoci attività di controllo risulta inutile qualsiasi attività di verifica ex post da parte dell’Organismo di Vigilanza che non avrebbe operatività; tutte componenti che rendono il Modello 231 inutile per lo scopo per cui è stato adottato.
Per concludere, si ricorda che un buon Modello 231, per funzionare nella maniera corretta, oltre a dover essere costruito su misura sull’azienda che lo adotta, deve essere gestito internamente e/o esternamente con il supporto di un Organismo di Vigilanza che vigili sul rispetto di quanto ivi riportato e sull’effettuazione di attività importanti come la formazione e l’informazione del personale (aspetti anche questi che devono essere customizzati).
Questi, alcuni aspetti che dovrebbero far riflettere le aziende che decidono di dotarsi di un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/2001: rivolgersi a consulenti esperti permette di avere dei modelli efficaci e funzionali, permettendo di includere aspetti importanti e troppo spesso sottovalutati rendendo efficiente l’investimento rispetto alle soluzioni che generano un apparente risparmio ma che portano ad avere un “plico di carta” che oltre a non essere utilizzabile, nel caso di indagine da parte di un giudice sarebbe ritenuto anche un’aggravante.
