231/2001 caratteristiche dell’Organismo di Vigilanza: CdA Autonomia ed Indipendenza – Budget – Ruolo

L’articolo 6 del D.Lgs. 231/2001 prevede, tra le condizioni per l’esclusione della responsabilità amministrativa, che l’ente abbia istituito al suo interno un organismo dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo. I compiti di questo organismo sono di vigilare, adeguatamente, sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo adottato dall’azienda, nonché di curarne l’aggiornamento.

L’Organismo di Vigilanza (di seguito OdV) rappresenta un elemento essenziale ed imprescindibile ai fini dell’efficacia esimente del modello organizzativo adottato in azienda. Fin da subito, occorre osservare che la scelta di istituire l’Organismo di Vigilanza nella realtà aziendale deve essere accompagnata dal principio di effettività. Infatti la nomina non deve rappresentare un adempimento meramente formale per l’ente.

COMPOSIZIONE DELL’ODV

Con riferimento alla composizione dell’OdV il D.lgs. 231/2001 non prevede specifiche modalità o formalità per la nomina dell’Organismo di Vigilanza. Tuttavia è fondamentale che la nomina sia formalizzata in modo espresso, con delibera, e che sia motivata.

Fermo ciò, l’Organismo di Vigilanza è un organo:

  • monosoggettivo o plurisoggettivo,
  • costituito da membri interni all’azienda, membri esterni o misto,
  • nominato dall’organo direttivo aziendale (Consiglio di Amministrazione).

La scelta della Sua composizione può essere variabile e deve essere modulata alle dimensioni, all’organizzazione e al tipo di attività svolta dall’ente in cui si insedia. Lo stesso è in posizione gerarchicamente indipendente, ma deve riportare al massimo organo aziendale, ovvero al Consiglio di amministrazione.

Nondimeno, pare opportuno rilevare che L’OdV, in coerenza con l’ente in cui opera, debba adottare un proprio regolamento interno, volto a regolare il suo funzionamento, in cui vengano definiti tutti gli aspetti della propria continuità di azione

REQUISITI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA: Autonomia e indipendenza

Come già detto, l’art. 6 del D.Lgs. 231/2001, comma 1, lettera b), prevede che il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento debba essere svolto da un “organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo”.

Proprio in virtù delle funzioni e dei compiti che il legislatore affida all’OdV, è necessario che questi ultimi devono possedere requisiti oggettivi e soggettivi ben definiti.

Tra i requisiti soggettivi, vi sarebbero, onorabilità e professionalità, mentre tra i requisiti oggettivi vi sarebbero, autonomia ed indipendenza.

La sussistenza dei sopradetti requisiti deve risultare evidente sia dalla lettura del modello che dall’ambito di operatività dell’Organismo, anche ai fini del giudizio di idoneità ed efficacia del modello in sede giudiziale.

Con riferimento al requisito di autonomia è opportuno osservare che per autonomia dell’OdV, si intende l’autonomia decisionale nello svolgimento delle proprie attività. Ciò significa da un lato, libertà di autodeterminazione e libertà di azione rispetto agli organi societari- così da poter agire libero da condizionamenti – dall’altro, conferimento di poteri adeguati all’adempimento dei propri compiti.

Peraltro è indispensabile che l’OdV non svolga ruoli operativi aziendali che ne minerebbero l’obiettività di giudizio. In questo modo le attività poste in essere dall’OdV non potranno essere sindacate da alcun organo o struttura aziendale.

“Autonomia dell’OdV” significa inoltre che ogni membro deve avere accesso a tutti i documenti e le informazioni aziendali, che ovviamente dovranno essere trattati nel rispetto della normativa privacy.

Con riferimento invece al requisito di indipendenza, la giurisprudenza ha rilevato che requisito necessario è proprio l’indipendenza dell’OdV. Ciò in quanto l’autonomia sarebbe svuotata di significato se i membri dell’odV risultassero condizionati a livello economico e personale e versassero in situazioni di conflitto di interesse, anche potenziale, o fossero legati da un rapporto di parentela con i vertici societari.

Infine, sempre con lo scopo di garantire autonomia e indipendenza, l’Organismo di Vigilanza deve godere di autonomia di spesa, ovvero dovrà essere dotato di un budget, preventivamente deliberato dall’organo amministrativo (Consiglio di Amministrazione), per evitare qualsiasi posizione di sudditanza rispetto alla dirigenza e del quale l’Organismo potrà disporre per ogni esigenza necessaria al corretto svolgimento dei compiti (es. consulenze specialistiche, trasferte, ecc.).

Il Budget da attribuire all’Organismo di Vigilanza non è da confondere con l’eventuale compenso che la Società decide di attribuire ai componenti dell’Organismo di Vigilanza, quale remunerazione per la copertura della carica e lo svolgimento dei compiti ad essi attribuiti.

Le linee guida 231 di Confindustria pongono attenzione su un particolare punto di vista che rappresenta un interessante spunto di riflessione: “Con riferimento all’Organismo di Vigilanza a composizione plurisoggettiva ci si deve chiedere se i requisiti di autonomia ed indipendenza siano riferibili all’Organismo in quanto tale ovvero ai suoi componenti singolarmente considerati. Si ritiene che con riferimento ai componenti dell’Organismo reclutati all’esterno i requisiti di autonomia ed indipendenza debbano essere riferiti ai singoli componenti.

Al contrario, nel caso di composizione mista dell’Organismo, non essendo esigibile dai componenti di provenienza interna una totale indipendenza dall’ente, il grado di indipendenza dell’Organismo dovrà essere valutato nella sua globalità. Anche in questo caso, tuttavia, conformemente alle prime indicazioni giurisprudenziali, i componenti interni dell’Organismo di Vigilanza non dovrebbero svolgere, nell’ambito dell’ente o di soggetti da questo controllati o che lo controllano, funzioni operative.

Nell’ipotesi di Organismo di Vigilanza a composizione monocratica, l’assenza di situazioni di conflitto di interessi in capo al componente interno dovrebbe essere attentamente valutata sia con riguardo alla titolarità di compiti operativi che anche di eventuali funzioni di controllo già esercitate nell’ambito dell’ente.”

COMPITI E RUOLO DELL’ODV

Esaminati i requisiti dell’Organismo di Vigilanza occorre esaminare le funzioni che il decreto espressamente attribuisce a tale organo.
All’OdV viene attribuito il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli. Ciò implica, dunque, una duplice attività di verifica che riguarda, l’effettività del modello e l’adeguatezza del modello stesso.

Più precisamente i compiti dell’Organismo di Vigilanza sono:

  • Verificare l’osservanza delle prescrizioni del Modello ed attuare il programma di controllo: verifica periodica e costante sull’idoneità del Modello a prevenire la commissione dei reati, anche nel caso di aggiornamenti normativi e modifiche del contesto aziendale. La verifica periodica sul funzionamento del Modello deve essere svolta anche mediante attività di audit sui processi ritenuti a rischio-reato al momento della costruzione/aggiornamento del Modello e disciplinati da appositi protocolli/procedure 231.
  • Aggiornare il Modello Organizzativo;
    Il Modello Organizzativo deve essere rivisto nel caso di:

    • modifiche/aggiornamenti normativi del Decreto 231/2001 (ad esempio, introduzione di nuove fattispecie di reato – aggiornamento delle aree di rischio),
    • modifiche alla struttura organizzativa aziendale / di business
    • oppure

    • nel momento in cui, a seguito di attività di audit / verifiche sul funzionamento del Modello, l’Organismo di Vigilanza lo ritenga necessario.
  • Promuovere iniziative per la comunicazione, diffusione e comprensione del modello a tutti i livelli della struttura aziendale: è compito dell’Organismo di Vigilanza promuovere le iniziative di formazione e comunicazione del Modello Organizzativo; tale compito può essere svolto in coordinamento con altre funzioni aziendali che coadiuvano l’Organismo nella predisposizione di opportuna documentazione, nella scelta delle modalità di comunicazione e nell’organizzazione di sessioni di training che abbiano ad oggetto i punti salienti del Decreto ed il Modello Organizzativo adottato dalla Società.
  • Gestione dei flussi informativi: l’Organismo di Vigilanza deve costituire opportuni canali di comunicazione per le segnalazioni di violazioni o sospetto di violazioni del Modello che garantiscano la segretezza della segnalazione per la tutela del segnalante; le segnalazioni devono essere valutate dall’Organismo di Vigilanza che effettua opportune indagini per l’accertamento della fondatezza della segnalazione.

    Inoltre, l’Organismo di Vigilanza deve prevedere un opportuno sistema di flussi informativi periodici che devono venire da tutte le funzioni aziendali operanti in aree a rischio e aventi ad oggetto particolari informazioni su processi a rischio-reato che l’Organismo stesso deciderà se e come approfondire.

  • Mantenere rapporti e informare il Consiglio di Amministrazione ed il Collegio Sindacale periodicamente in merito all’attuazione del Modello, alla necessità di interventi di modifica o aggiornamento dello stesso, nonchè alle risultanze delle attività di verifica poste in essere e tempestivamente in merito alle violazioni accertate.