Antiriciclaggio per agenzie immobiliari: obblighi e procedure

  • Antiriciclaggio per agenti e agenzie immobiliari

Agenzie e agenti immobiliari rientrano tra i destinatari della normativa antiriciclaggio. Il D.lgs 90/2017 e il successivo D.lgs 125/2019, a recepimento della IV e V Direttiva europea, li inserisce tra gli operatori non finanziari chiamati ad applicare delle procedure oggettive per contrastare il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.

Il riciclaggio di denaro nel settore immobiliare

Fin dalle origini della normativa antiriciclaggio, le Autorità hanno riscontrato nella compravendita di immobili uno schema che spesso ricorre nelle operazioni di riciclaggio di denaro. Il mercato immobiliare è infatti un contesto favorevole al fenomeno per i seguenti motivi:

  • permette di occultare capitali di provenienza illecita trasferendoli in beni non soggetti a svalutazione col passare del tempo;
  • permette di impiegare notevoli quantità di denaro in poche operazioni di acquisto o di vendita;
  • offre diverse opportunità di investire i capitali illeciti, ad esempio nel finanziamento dell’acquisto dell’immobile, nel pagamento di affitti, nella costruzione e nella rivendita del bene;
  • permette di ricorrere a holding e società internazionali di intermediazione.

Gli obblighi antiriciclaggio per agenzie immobiliari

Le agenzie e gli agenti immobiliari sono soggetti agli obblighi antiriciclaggio nel momento in cui ricevono l’incarico a svolgere le seguenti prestazioni professionali:

  • contratti preliminari di vendita
  • contratti di compravendita
  • contratti di locazione di immobili sia privati che commerciali

Le procedure antiriciclaggio si applicano per tutte quelle operazioni di valore uguale o superiore ai 15.000 euro, a prescindere dalle modalità di pagamento. Nel caso dei contratti di locazione occorre fare riferimento al canone complessivo dell’intera durata contrattuale.

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Le procedure antiriciclaggio: l’approccio basato sul rischio

Alla luce della recente normativa le agenzie immobiliari non sono più chiamate ad un mero adeguamento formale degli obblighi antiriciclaggio, limitandosi ad esempio a identificare i soggetti coinvolti nella prestazione professionali. Il D.lgs 90/2017 e il D.lgs 125/2019 richiedono infatti di effettuare una valutazione oggettiva e procedurale del potenziale rischio di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo legate alla prestazione e al profilo del cliente.

Di seguito i principali obblighi antiriciclaggio che la categoria deve svolgere:

• adeguata verifica della clientela e Segnalazione di Operazione Sospetta
• conservazione dei documenti (fascicolo del cliente)
• adozione di procedure antiriciclaggio proporzionate al rischio
• formazione del personale

Adeguata verifica della clientela e Segnalazione dell’Operazione Sospetta

L’adeguata verifica della clientela è uno dei principali adempimenti antiriciclaggio e, come già detto sopra, va effettuata solo per le prestazioni previste dalla normativa e di importo pari o superiore a 15.000 euro.
La valutazione della clientela segue un approccio denominato Know Your Customer (KYC) volto a stabilire il titolare effettivo della prestazione richiesta. Oltre a svolgere gli obblighi di identificazione verso il cliente, la normativa richiede che sia individuato anche il titolare effettivo (reale beneficiario della prestazione). Le due figure, infatti, potrebbero essere distinte e nel caso vanno identificate entrambe.

L’adeguata verifica procede poi con l’acquisizione e la valutazione delle informazioni relative allo scopo e alla natura della prestazione professionale richiesta dal cliente. A questi passaggi, infine, segue una valutazione oggettiva del rischio del cliente e dell’operazione richiesta.

Se è vero che la discriminante per procedere o meno all’ adeguata verifica è la soglia prevista dalla normativa, va ricordato tuttavia che è obbligatorio effettuarla ogni volta che sussista il sospetto che il cliente fornisca dati falsi per non essere identificato oppure che l’operazione richiesta sia riconducibile a un potenziale tentativo di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo.

A conclusione della procedura, nel caso emergano ragionevoli e motivati sospetti di essere in presenza di potenziali operazioni illecite, occorre decidere se inviare una Segnalazione di Operazione Sospetta (SOS) alla Banca d’Italia attraverso l’UIF. A questo proposito, l’UIF ha fornito degli indicatori di anomalia per ridurre i margini di incertezza nel prendere questa decisione.

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Conservazione dei documenti

Le agenzie immobiliari hanno l’obbligo di conservare tutti i documenti raccolti in sede di adeguata verifica in un apposito fascicolo del cliente. I documenti vanno conservati per un periodo di almeno 10 anni attraverso sistemi cartacei, informatici oppure misti, rispettando i principi di protezione e trattamento dei dati personali (D.lgs 101/2018).

In caso di controlli o ispezioni da parte delle Autorità competenti, la corretta e completa conservazione del fascicolo cliente è indispensabile all’agente e all’agenzia per dimostrare di aver adempiuto a tutti gli obblighi antiriciclaggio.

Procedure e formazione: il Sistema Antiriciclaggio

La normativa antiriciclaggio richiede ai destinatari di adottare procedure oggettive e codificate che devono essere proporzionate ai rischi a cui si è esposti nell’attività professionale. Occorre dunque implementare un Sistema Antiriciclaggio che permetta di gestire in modo efficace gli adempimenti e il rischio connessi alle prestazioni che vengono richieste dal cliente all’agenzia o all’agente immobiliare. Ciò che viene verificato dalle Autorità competenti, oltre al corretto svolgimento degli adempimenti, è proprio la capacità della struttura di contrastare potenziali rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

L’efficacia del Sistema Antiriciclaggio passa attraverso la conoscenza della normativa, degli adempimenti richiesti e delle procedure interne da parte di tutto il personale coinvolto nelle operazioni immobiliari. La formazione, oltre a essere un obbligo previsto dalla normativa, è dunque un presidio fondamentale da adottare e mantenere aggiornato.

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