Antiriciclaggio: gli obblighi per i Consulenti Del Lavoro

  • Gli obblighi antiriciclaggio per i Consulenti del Lavoro

Come previsto dal D.lgs 90/2017 (che recepisce la IV Diretta UE), e degli aggiornamenti definiti dal D.lgs.125/2019 (che recepisce la V Direttiva UE), i consulenti del lavoro sono soggetti obbligati al rispetto della normativa antiriciclaggio. In particolare, oggi sono chiamati ad adottare il cosiddetto approccio basato sul rischio, rispettando procedure e metodologie di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, di adeguata verifica e di conservazione.

Ricordiamo inoltre che con l’approvazione del D.Lgs 90/2017, che ha apportato notevoli modifiche al D.Lgs 231/2007, gli organismi di autoregolamentazione sono stati investiti della funzione di:

  • promuovere e controllare l’osservanza degli obblighi da parte dei professionisti iscritti all’albo dei Consulenti del Lavoro;
  • elaborare e aggiornare le regole tecniche (in corso di approvazione) in materia di procedure e metodologie di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento al terrorismo cui i professionisti sono esposti nell’esercizio della propria attività;
  • eseguire controlli interni, nonché garantire l’adozione di misure idonee a sanzionarne l’inosservanza.

Entrando nella parte operativa, di seguito i principali obblighi antiriciclaggio per adeguare lo Studio a quanto previsto dalla normativa.

AUTOVALUTAZIONE DEI RISCHI DI RICICLAGGIO

I consulenti del lavoro dovranno effettuare una autovalutazione dei rischi a cui sono esposti nello svolgere la loro attività. Tale valutazione sarà basata su un’analisi dei fattori di rischio associati a:

  • 1. tipologia di clientela,
  • 2. area geografica di operatività,
  • 3. canali distributivi e prodotti e servizi offerti.

Scopo di questo nuovo adempimento, effettuato in modo oggettivo, è quello di rendere il professionista effettivamente consapevole del rischio a cui è esposto, in modo che possa mettere in atto una mitigazione di tale rischio attraverso l’adozione di specifici presidi, controlli e procedure come ad esempio una implementazione della formazione del personale in tema di antiriciclaggio ed una implementazione di procedure interne in tema di adeguata verifica, riscontro dei dati e delle informazioni ottenute dal cliente, segnalazione di operazioni sospette e conservazione dei dati.

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ADEGUATA VERIFICA DEL CLIENTE

I capisaldi dell’adeguata verifica possono essere riassunti nei punti seguenti.

  • le misure di adeguata verifica della clientela devono essere proporzionali all’entità dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo
  • per poter graduare l’entità delle misure da adottare nei confronti del cliente è necessaria una corretta ed oggettiva valutazione del rischio, raccogliendo tutte le informazioni necessarie sia in riferimento al cliente che in riferimento all’operazione richiesta (seguendo i principi dell’approccio KYC)
  • Il controllo costante è da attuare per tutta la durata del rapporto con il cliente, prendendo in esame la sua operatività.
  • L’identificazione del cliente e del titolare effettivo è da effettuare prima dell’instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico per lo svolgimento di una prestazione professionale ovvero prima dell’esecuzione dell’operazione occasionale
  • In caso di studio associato o società tra professionisti gli obblighi di adeguata verifica permangono in capo al professionista che ha ricevuto l’incarico professionale.
  • L’identificazione del cliente deve essere svolta in presenza dello stesso cliente o dell’esecutore. La presenza fisica del cliente non è obbligatoria solo in alcuni casi limitati (art. 19 D.Lgs 231/2007 e ss.mm.ii ) come ad esempio quando risulta esser stato già identificato in precedenza purché le informazioni siano aggiornate e adeguate in rapporto al profilo di rischio in esame.
  • Il titolare effettivo di clienti diversi da persone fisiche coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, e’ attribuibile la proprieta’ diretta o indiretta dell’ente ovvero il relativo controllo.
    a) In caso di società di capitali costituisce indicazione di proprietà diretta o indiretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25%. Dove non individuabile in maniera univoca è necessario considerare altri soggetti che possono avere un controllo o una particolare influenza sui voti in assemblea ordinaria o in via residuale un soggetto titolare di funzione di direzione o amministrazione
    b) In caso di persona giuridica privata (esempio associazione, Fondazione o altra Istituzione di carattere privato) sono cumulativamente individuabili come titolari effettivi i fondatori (ove in vita), i beneficiari (quando individuati o facilmente individuabili), i titolari di funzioni di direzione o amministrazione
  • Sono i clienti che forniscono sotto la propria responsabilità tutte le informazioni necessarie per consentire al consulente del lavoro di adempiere agli obblighi di adeguata verifica, comprese le informazioni su scopo e natura della prestazione richiesta.
  • Il consulente del lavoro può applicare misure semplificate di adeguata verifica in presenza di un basso rischio, valutato sulla base di indici relativi al cliente (pubbliche amministrazioni o società quotate), relativi al prodotto o servizio offerto (tutti quei prodotti specificati dall’art 23, comma 2 lettera b del D.Lgs 231/2007 ss.mm.ii), o relativi a specifiche aree geografiche (esempio paesi membri).
    L’adeguata verifica semplificata consiste nell’identificazione del cliente, dell’esecutore, del legale rappresentante e del titolare effettivo e nel controllo costante, effettuati con cadenza maggiormente dilazionata e con minore profondità di controlli.
  • Il consulente del lavoro deve applicare obblighi rafforzati in presenza di un maggior rischio di riciclaggio. I fattori di rischio possono essere legati al cliente (esempio dove vi è la presenza di PEP, presenza di soggetti con a carico indagini legate a reati finanziari, società con una eccessiva complessità tesa ad ostacolare l’identificazione del titolare effettivo), legati alla tipologia di prestazione o prodotto (esempio pagamenti ricevuti da terzi, prestazioni non coerenti con la capacità del cliente), oppure a fattori di rischio geografici (esempio paesi black list, paesi caratterizzati da alto tassi di corruzione, paesi soggetti a sanzioni o embargo).
    Nell’applicare una adeguata verifica rafforzata il consulente del lavoro deve prevedere particolari procedure che possano permettere di acquisire ulteriori documenti di riconoscimento del cliente, di verificare la provenienza dei fondi utilizzati per il compimento dell’operazione ed applicare un controllo costante con maggiore frequenza e profondità.

CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

I consulenti del lavoro devono conservare i documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela per un periodo di dieci anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.

Il sistema di conservazione deve garantire il rispetto della normativa privacy, evitare che si possa verificare una perdita di dati e di informazioni e prevedere una esplicita indicazione dei soggetti legittimati ad accedere ai dati ed alimentare il sistema stesso.

Il sistema di conservazione può essere sia cartaceo che elettronico (il “vecchio” AUI è considerato sistema idoneo di conservazione) basta che sia garantito quanto richiesto dall’art 32 d.lgs 231/2007 e ss.mm.ii, e cioè:

  • a) l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità di cui all’articolo 21, comma 4, lettera a) del D.Lgs. n. 231/2007 e ss.mm.ii.;
  • b) la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data. E’ considerata tempestiva l’acquisizione conclusa entro trenta giorni dall’instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell’incarico per lo svolgimento della prestazione professionale, dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale;
  • c) l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi in seguito alla loro acquisizione;
  • d) la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni nonchè il mantenimento della storicità dei medesimi.

Secondo quanto richiesto dall’art 31 del D.Lgs 231/2007 ss.mm.ii, la documentazione conservata deve consentire, almeno, di ricostruire univocamente:

  • a) la data d’instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico;
  • b) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;
  • c) la data, l’importo e la causale dell’operazione;
  • d) i mezzi di pagamento utilizzati

SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTA

I consulenti del lavoro secondo l’art 35 del D.Lgs 231/2007 devono effettuare una SOS quando “sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o che comunque i fondi, indipendentemente dalla loro entità, provengano da attivita’ criminosa”.

E’ importante sottolineare come la normativa richiede al consulente del lavoro (ma anche a tutti soggetti obbligati) di effettuare la SOS anche con il solo sospetto di illecito in tema di riciclaggio o finanziamento al terrorismo, provando quindi a “scuotere” il mondo dei professionisti portandoli verso un invio crescente di segnalazioni.

Il sospetto naturalmente può essere desunto dalla conoscenza che il professionista ha del cliente e della sua operatività ma anche da elementi oggettivi derivanti dall’adeguata verifica o dalla tipologia di operazione richiesta.

La SOS deve essere trasmessa in via telematica all’UIF tramite il portale Internet INFOSTAT-UIF , previa registrazione sul portale stesso da parte del consulente del lavoro.
Sotto l’aspetto operativo è necessario seguire la procedura guidata del portale UIF completando via via le informazioni richieste dal contenuto stesso della segnalazione ovvero: dati informativi della segnalazione,elementi informativi su operazioni, soggetti, rapporti e legami intercorrenti tra gli stessi; elementi descrittivi dei motivi del sospetto e possibilità di allegare eventuali documenti.

L’art 35 D.Lgs. n. 231/2007 e ss.mm.ii., sottolinea che i professionisti sono esonerati dalla SOS per informazioni ottenute o fornite dal cliente:

  • nel corso dell’esame della posizione giuridica del cliente;
  • nell’espletamento o rappresentanza, difesa e consulenza del medesimo in un contenzioso giudiziario, quindi anche nel contenzioso tributario;
  • per incarichi conferiti dall’autorità giudiziaria.

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