Antiriciclaggio: Regole Tecniche dei Consulenti del Lavoro

I Consulenti del Lavoro sono soggetti obbligati al rispetto della normativa antiriciclaggio, come previsto dal D.lgs 231/2007 e successivi aggiornamenti (D. Lgs. 125/2019 e D.L. 76/2020, convertito con Legge 120/2020).

In particolare, sono chiamati ad adottare il cosiddetto approccio basato sul rischio, rispettando procedure e metodologie di analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, di adeguata verifica e di conservazione.

Il 7 giugno 2022 il Consiglio Nazionale dei Consulenti del Lavoro, in veste di organismo di autoregolamentazione, ha emanato le Regole Tecniche che definiscono operativamente i principali obblighi antiriciclaggio per la categoria. La definizione di queste regole operative, che hanno valore vincolante, segue quanto già accaduto per Commercialisti ed Esperti Contabili, Notai e Avvocati.

La più grande novità è rappresentata dall’accorpamento degli obblighi di autovalutazione e di valutazione del rischio. La complessità e il livello di organizzazione generale di Studio (vulnerabilità) giocherà infatti un ruolo fondamentale sul rischio di ogni singolo cliente.

In questo articolo approfondiremo gli aspetti principali delle Regole Tecniche:

 

Consulenti del Lavoro: analisi e valutazione del rischio

Le Regole Tecniche indicano che i Consulenti del Lavoro dovranno impostare una procedura di valutazione del rischio dei propri clienti in tre passaggi:

1. Individuazione rischio inerente

In merito all’individuazione del rischio inerente della prestazione professionale:

  • le principali prestazioni professionali della categoria sono state suddivise in quattro fasce di rischio: non significativo, poco significativo, abbastanza significativo e molto significativo.
  • é sufficiente consultare le tabelle fornite dal Consiglio Nazionale per individuare il rischio inerente della prestazione professionale richiesta

 

2. Valutazione rischio specifico del cliente e della prestazione

In riferimento al rischio specifico del cliente, il Consulente del Lavoro dovrà valutare:

  • la natura giuridica
  • l’attività svolta
  • il comportamento tenuto al momento del compimento dell’operazione o della prestazione professionale
  • l’area geografica di residenza o sede del cliente o della controparte

 
In riferimento alla prestazione professionale richiesta, invece, é necessario valutare:

  • la tipologia e l’oggetto dell’operazione o prestazione professionale
  • le modalità di svolgimento
  • l’ammontare
  • la frequenza e il volume delle operazioni e la durata della prestazione professionale
  • la ragionevolezza dell’operazione o della prestazione professionale, in rapporto all’attività svolta dal cliente e all’entità delle risorse economiche nella sua disponibilità

 
La valutazione del rischio specifico dovrà tenere in considerazione anche:

  • indici di anomalia e schemi di comportamenti anomali pubblicati dall’UIF
  • la vulnerabilità della struttura organizzativa del Consulente del Lavoro stesso. La presenza di un rilevante numero di collaboratori, l’esercizio dell’attività dislocato in diverse sedi operative, e la mancata formazione può infatti limitare i flussi informativi diretti al professionista, e quindi innalzare i livelli di rischio

 
Approfondiamo a parte l’organizzazione di Studio, aspetto che incide nella valutazione del rischio e che richiede l’applicazione di alcuni requisiti dimensionali. In particolare, in alcuni casi, è previsto:

 

3. Valutazione rischio effettivo

La valutazione del rischio effettivo, che esprime il rischio finale espresso dal cliente con la corrispondente prestazione professionale, è costituito dall’incrocio dei fattori di rischio inerente con quelli di rischio specifico basato su una ponderazione percentuale diversificata (rischio inerente: 40%; rischio specifico: 60%).

In base al punteggio finale di rischio effettivo, il Consulente del Lavoro dovrà determinare quale tipologia di adeguata verifica applicare sul cliente:

  1. regole di condotta, a fronte di un rischio effettivo non significativo di riciclaggio e finanziamento del terrorismo
  2. misure semplificate, a fronte di un rischio effettivo poco significativo
  3. misure ordinarie, a fronte di un rischio effettivo significativo
  4. misure rafforzate, a fronte di un rischio effettivo molto significativo

 

RICHIEDI INFORMAZIONI

    Il piano antiriciclaggio dello Studio: quando farlo

    Il Professionista che svolge la propria attività avvalendosi di un numero di dipendenti e/o collaboratori superiore a 15 unità, ovvero esercita in più di 3 sedi operative, adotta un Piano antiriciclaggio dello Studio.

    Il Piano antiriciclaggio dello studio conterrà:

    1. L’analisi e la verifica delle procedure lavorative interne alla luce dei rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo
    2. Il programma di formazione e aggiornamento dei collaboratori sui rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo
    3. Le procedure per la gestione dei flussi informativi diretti al professionista obbligato

     

    Il Responsabile Antiriciclaggio: quando va nominato

    Qualora il Professionista si avvalga di un numero di dipendenti e/o collaboratori superiore a 30 unità, ovvero eserciti in più di 5 sedi operative, in aggiunta al Piano antiriciclaggio dello Studio dovrà nominare un Responsabile della funzione antiriciclaggio.

    Il Responsabile della funzione antiriciclaggio ha i seguenti compiti:

    • assiste il professionista obbligato nella predisposizione del Piano antiriciclaggio dello studio
    • suggerisce l’adozione delle policy per la gestione dei rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo
    • ha compiti di supervisione e coordinamento delle procedure interne per la gestione dei rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo

    RICHIEDI INFORMAZIONI

      Adeguata Verifica e Regole Tecniche dei Consulenti del Lavoro

      I capisaldi dell’adeguata verifica possono essere riassunti nei punti seguenti.

      • le misure di adeguata verifica della clientela devono essere proporzionali all’entità dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo
      • per poter graduare l’entità delle misure da adottare nei confronti del cliente è necessaria una corretta ed oggettiva valutazione del rischio, raccogliendo tutte le informazioni necessarie sia in riferimento al cliente che in riferimento all’operazione richiesta (seguendo i principi dell’approccio KYC)
      • Il controllo costante è da attuare per tutta la durata del rapporto con il cliente, prendendo in esame la sua operatività.
      • L’identificazione del cliente e del titolare effettivo è da effettuare prima dell’instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico per lo svolgimento di una prestazione professionale ovvero prima dell’esecuzione dell’operazione occasionale
      • In caso di studio associato o società tra professionisti gli obblighi di adeguata verifica permangono in capo al professionista che ha ricevuto l’incarico professionale.
      • L’identificazione del cliente deve essere svolta in presenza dello stesso cliente o dell’esecutore. La presenza fisica del cliente non è obbligatoria solo in alcuni casi limitati (art. 19 D.Lgs. 231/2007 e ss.mm.ii ) come ad esempio quando risulta esser stato già identificato in precedenza purché le informazioni siano aggiornate e adeguate in rapporto al profilo di rischio in esame.
      • Il titolare effettivo di clienti diversi da persone fisiche coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, é attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente ovvero il relativo controllo.
          • In caso di società di capitali costituisce indicazione di proprietà diretta o indiretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25%. Dove non individuabile in maniera univoca è necessario considerare altri soggetti che possono avere un controllo o una particolare influenza sui voti in assemblea ordinaria o in via residuale un soggetto titolare di funzione di direzione o amministrazione
          • In caso di persona giuridica privata (esempio associazione, Fondazione o altra Istituzione di carattere privato) sono cumulativamente individuabili come titolari effettivi i fondatori (ove in vita), i beneficiari (quando individuati o facilmente individuabili), i titolari di funzioni di direzione o amministrazione
      • Sono i clienti che forniscono sotto la propria responsabilità tutte le informazioni necessarie per consentire al consulente del lavoro di adempiere agli obblighi di adeguata verifica, comprese le informazioni su scopo e natura della prestazione richiesta.
      • Il Consulente del Lavoro può applicare misure semplificate di adeguata verifica in presenza di un basso rischio, valutato sulla base di indici relativi al cliente (pubbliche amministrazioni o società quotate), relativi al prodotto o servizio offerto (tutti quei prodotti specificati dall’art 23, comma 2 lettera b del D.Lgs. 231/2007 ss.mm.ii), o relativi a specifiche aree geografiche (ad esempio Paesi UE).
        L’adeguata verifica semplificata consiste nell’identificazione del cliente, dell’esecutore, del legale rappresentante e del titolare effettivo e nel controllo costante, effettuati con cadenza maggiormente dilazionata e con minore profondità di controlli.
      • Il Consulente del Lavoro deve applicare obblighi rafforzati in presenza di un maggior rischio di riciclaggio. I fattori di rischio possono essere legati al cliente (esempio dove vi è la presenza di PEP, presenza di soggetti con a carico indagini legate a reati finanziari, società con una eccessiva complessità tesa ad ostacolare l’identificazione del titolare effettivo), legati alla tipologia di prestazione o prodotto (esempio pagamenti ricevuti da terzi, prestazioni non coerenti con la capacità del cliente), oppure a fattori di rischio geografici (esempio paesi black list, paesi caratterizzati da alto tassi di corruzione, paesi soggetti a sanzioni o embargo).
        Nell’applicare una adeguata verifica rafforzata il Consulente del Lavoro deve prevedere particolari procedure che possano permettere di acquisire ulteriori documenti di riconoscimento del cliente, di verificare la provenienza dei fondi utilizzati per il compimento dell’operazione ed applicare un controllo costante con maggiore frequenza e profondità.

       

      RICHIEDI INFORMAZIONI

        Conservazione della documentazone

        I Consulenti del Lavoro devono conservare i documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela per un periodo di dieci anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall’esecuzione dell’operazione occasionale.

        Il sistema di conservazione deve garantire il rispetto della normativa privacy. Occorre evitare eventuali perdite di dati, così come prevedere l’esplicita indicazione dei soggetti autorizzati ad accedere ai dati e ad alimentare il sistema informativo.

        Il sistema di conservazione può essere sia cartaceo che elettronico (il “vecchio” AUI è considerato sistema idoneo di conservazione) basta che garantisca quanto richiesto dall’art 32 D.Lgs. 231/2007 e ss.mm.ii.

        In particolare:

        1. l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni da parte delle autorità di cui all’articolo 21, comma 4, lettera a) del D.Lgs. n. 231/2007 e ss.mm.ii.
        2. la tempestiva acquisizione, da parte del soggetto obbligato, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data. E’ considerata tempestiva l’acquisizione conclusa entro trenta giorni dall’instaurazione del rapporto continuativo o dal conferimento dell’incarico per lo svolgimento della prestazione professionale, dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale
        3. l’integrità dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi in seguito alla loro acquisizione
        4. la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni, e inoltre il mantenimento della storicità degli stessi

         

        Secondo quanto richiesto dall’art 31 del D.Lgs. 231/2007 ss.mm.ii, la documentazione conservata deve consentire, almeno, di ricostruire univocamente:

        1. la data d’instaurazione del rapporto continuativo o del conferimento dell’incarico
        2. i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione
        3. la data, l’importo e la causale dell’operazione
        4. i mezzi di pagamento utilizzati

        Segnalazione di Operazione Sospetta

        I Consulenti del Lavoro secondo l’art 35 del D.Lgs. 231/2007 devono effettuare una SOS quando “sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo o che comunque i fondi, indipendentemente dalla loro entità, provengano da attività criminosa”.

        E’ importante sottolineare come la normativa richieda al Consulente del Lavoro di effettuare la SOS anche per il solo sospetto di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo. L’obiettivo é spingere il mondo dei Professionisti a un invio crescente di segnalazioni, passando da un monitoraggio attento dei comportamenti della loro clientela.

        Il sospetto può essere ricavato dalla conoscenza che il Professionista ha del cliente e della sua operatività, ma anche da elementi oggettivi derivanti dall’adeguata verifica o dalla tipologia di operazione richiesta.

        La SOS deve essere trasmessa in via telematica all’UIF tramite il portale Internet INFOSTAT-UIF , previa registrazione da parte del consulente del lavoro.

        Sotto l’aspetto operativo è necessario seguire la procedura guidata del portale UIF completando le informazioni richieste dal contenuto della segnalazione: dati informativi della segnalazione, elementi informativi su operazioni, soggetti, rapporti e legami intercorrenti tra gli stessi; elementi descrittivi dei motivi del sospetto e possibilità di allegare eventuali documenti.

        L’art 35 D.Lgs. n. 231/2007 e ss.mm.ii., sottolinea che i professionisti sono esonerati dalla SOS per informazioni ottenute o fornite dal cliente:

        • nel corso dell’esame della posizione giuridica del cliente;
        • nell’espletamento o rappresentanza, difesa e consulenza del medesimo in un contenzioso giudiziario, quindi anche nel contenzioso tributario;
        • per incarichi conferiti dall’autorità giudiziaria.

         

        RICHIEDI INFORMAZIONI

          Condividi questo articolo

          Share on facebook
          Share on twitter
          Share on linkedin
          Share on pinterest
          Share on print
          Share on email