Nel contesto della lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo, i notai svolgono un ruolo chiave, non solo per la natura della loro attività, ma anche per gli specifici obblighi normativi che devono rispettare. Il Consiglio Nazionale del Notariato, in linea con il D.Lgs. 231/2007 e le sue successive modifiche, ha delineato una serie di regole tecniche che forniscono indicazioni dettagliate su come i notai devono applicare l’approccio basato sul rischio per adempiere ai loro obblighi in materia di antiriciclaggio.

Ecco i punti principali di questo approccio:

Approccio basato sul Rischio: un pilastro fondamentale

• L’approccio basato sul rischio è al centro delle regole tecniche antiriciclaggio per i notai. Questo approccio prevede che i notai valutino il rischio associato a ciascuna operazione e cliente, adottando misure di adeguata verifica che siano proporzionate al livello di rischio identificato.
• Le misure di verifica possono variare da semplificate, per i casi a basso rischio, a rafforzate, per situazioni che presentano un rischio elevato di riciclaggio o finanziamento del terrorismo.

Adeguata verifica semplificata in caso di basso rischio

• Per operazioni e clienti considerati a basso rischio, i notai possono applicare misure di adeguata verifica semplificate. Queste includono l’identificazione del cliente e la verifica della sua identità attraverso fonti facilmente accessibili e affidabili.
• Esempi di clienti a basso rischio possono essere società quotate, enti pubblici e istituzioni sottoposte a vigilanza regolamentare, per i quali il rischio di coinvolgimento in attività di riciclaggio è considerato minimo.

Valutazione del rischio

• La valutazione del rischio deve essere effettuata per ogni cliente e operazione, tenendo conto di vari fattori, tra cui la natura del cliente, l’area geografica di operatività, il tipo di servizio richiesto e la complessità della transazione.
• Questo processo permette al notaio di calibrare le misure di adeguata verifica in modo da essere efficaci nel prevenire il rischio di riciclaggio senza introdurre oneri eccessivi per i clienti a basso rischio.

Verifica del titolare effettivo: un focus particolare sui rischi

• L’identificazione del titolare effettivo è un aspetto cruciale nella valutazione del rischio. Per le entità giuridiche, il notaio deve verificare chi esercita il controllo effettivo, utilizzando dati da registri pubblici o altre fonti affidabili.
• In caso di sospetti o discrepanze, il notaio deve approfondire l’analisi, poiché la mancata identificazione corretta del titolare effettivo rappresenta un rischio significativo di riciclaggio.

Gestione dei rischi in situazioni complesse

• In presenza di operazioni complesse o quando emergono elementi sospetti, il notaio deve adottare un approccio più rigoroso, applicando misure di verifica rafforzate. Questo può includere la richiesta di ulteriori documenti, l’approfondimento delle informazioni fornite o, in casi estremi, la segnalazione alle autorità competenti.
• L’approccio basato sul rischio permette ai notai di adattarsi alle diverse situazioni, gestendo in modo dinamico le complessità che possono emergere durante l’esecuzione delle loro funzioni.

Documentazione e conservazione: proporzionalità e rischio

• Anche nella fase di documentazione e conservazione dei dati, l’approccio basato sul rischio si rivela fondamentale. I notai devono conservare informazioni dettagliate proporzionate al livello di rischio dell’operazione e del cliente, garantendo una tracciabilità completa in caso di necessità di revisione o indagine.

L’approccio basato sul rischio rappresenta in sintesi un elemento essenziale nelle regole tecniche del Consiglio Nazionale del Notariato in materia di antiriciclaggio. Questo approccio consente ai notai di gestire con precisione e responsabilità i propri obblighi normativi, adattando le misure di verifica alla specificità di ogni cliente e operazione. Rimanere aggiornati e aderire a queste linee guida è fondamentale per ogni professionista del settore, al fine di garantire la legalità delle operazioni e proteggere l’integrità del sistema finanziario.