Distinzione tra dati per la Registrazione e dati per il Fascicolo del cliente

Tutti i professionisti, come previsto dalla normativa vigente in materia di antiriciclaggio, devono possedere all’interno del proprio studio un registro cartaceo della clientela o un Archivio Unico Informatico (AUI).

I professionisti hanno, inoltre, l’obbligo di effettuare l’adeguata verifica della clientela, che consiste nel creare il fascicolo del cliente, il quale deve essere preferibilmente separato da altri archivi e deve contenere solo i documenti previsti dalla normativa sull’antiriciclaggio.

Dato il duplice obbligo, un argomento che desta frequenti dubbi e incertezze tra i professionisti è la distinzione tra informazioni da inserire nel registro ed elementi da annotare nel fascicolo del cliente, tra dati obbligatori e facoltativi, tra i documenti da consultare e quelli di cui conservare la fotocopia.

E’ utile pertanto fare chiarezza,  facendo riferimento alle indicazioni normative al riguardo e alle finalità da esse perseguite.

Innanzitutto, è necessario chiarire la distinzione tra obbligo di registrazione e obbligo di adeguata verifica.

L’OBBLIGO DI REGISTRAZIONE

Sin dal 2006, tutti i professionisti sono tenuti ad istituire un registro della clientela a fini antiriciclaggio oppure un AUI, all’interno del quale effettuare la registrazione delle informazioni necessarie entro il trentesimo giorno successivo all’accettazione dell’incarico professionale o al compimento dell’operazione.

I dati obbligatori per il registro:

Le informazioni da inserire nel registro o nell’AUI, per rispettare quanto disposto dal D.lgs.231/07, sono le seguenti:

1. la data di instaurazione del rapporto e la data della prestazione;
2. i dati identificativi del cliente e del soggetto che effettua l’operazione: nome e cognome o ragione sociale, sede legale, codice fiscale, partita iva e attività svolta; inoltre, per le persone fisiche: dati di nascita, residenza o domicilio, estremi del documento in corso di validità alla data di identificazione;
3. la causale dell’operazione: è la descrizione sintetica dell’operazione o della prestazione professionale svolta per il cliente;
4. l’importo dell’operazione, che può essere
   • indeterminato
   • determinato, in tal caso deve essere precisata la divisa monetaria;
5. la tipologia dell’operazione;
6. i mezzi di pagamento utilizzati, se previsto uno spostamento di fondi;
7. il numero progressivo.

I dati facoltativi/ulteriori per il registro:

E’ possibile dettagliare le registrazioni con eventuali informazioni aggiuntive, allo scopo di chiarirle meglio. Si può, ad esempio:

• indicare le informazioni relative alla cessazione del rapporto col cliente, ad esempio la data della fine del rapporto oppure il motivo e le circostanze della cessazione;
• segnare annotazioni riguardo al medesimo cliente in riferimento, ad esempio, a registrazioni precedenti, al fine di una più agevole ed organica consultazione del registro stesso.

L’OBBLIGO DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA

Dal 29 dicembre 2007, con l’entrata in vigore del D.Lgs.231/07 in materia di antiriciclaggio tutti i professionisti hanno l’obbligo di identificare il cliente secondo quella che è definita Adeguata Verifica della Clientela e che deve essere svolta al momento del conferimento dell’incarico a svolgere una prestazione professionale o prima dell’instaurazione di un rapporto continuativo.

I dati obbligatori per il fascicolo:

Per un’adeguata verifica ordinaria, il fascicolo del cliente deve contenere:

1. l’identificazione del cliente: devono essere indicati i dati identificativi del cliente e del soggetto che effettua l’operazione, cioè ragione sociale,  sede legale, codice fiscale, partita iva e attività svolta e deve inoltre essere verificata l’effettiva esistenza del potere di rappresentanza; inoltre nel caso di persone fisiche cognome e nome, codice fiscale, dati di nascita, residenza o domicilio estremi del documento in corso di validità alla data di identificazione;
2. la dichiarazione del cliente sull’identità dell’eventuale titolare effettivo;
3. la dichiarazione del cliente sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale, e, se necessario, sui mezzi economici e finanziari utilizzati per attuare l’operazione o istaurare l’attività e sulla provenienza dei capitali necessari;
4. la valutazione del rischio calibrata sul cliente e sulla prestazione svolta;
5. l’informativa al cliente relativa agli obblighi antiriciclaggio, facendo attenzione alle finalità del trattamento dei dati;
6. le carte di lavoro attestanti l’avvenuto controllo costante sul cliente nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale.

I dati facoltativi/ulteriori per il fascicolo:

E’ possibile conservare nel fascicolo del cliente anche ulteriore documentazione, ad esempio:

• copia del documento di identificazione del cliente;
• copia del documento di identificazione del titolare effettivo;
• eventuale ulteriore documentazione richiesta dal professionista per individuare il titolare effettivo;
• copia della visura camerale;
• copia del codice fiscale;
• copia del mandato professionale;
• documentazione relativa all’eventuale cessazione della prestazione, ad esempio la lettera di revoca del mandato/rinuncia all’incarico o la cessazione della partita iva;
• storico dei documenti di identificazione del cliente e del titolare effettivo;
• eventuale documentazione aggiuntiva o ogni altra annotazione che il professionista ritenga opportuno conservare per una migliore identificazione del cliente e della prestazione.

 Quanto esposto illustra solo in maniera teorica e schematica quanto deve essere predisposto per assolvere agli obblighi di registrazione e per la costituzione del fascicolo del cliente secondo le disposizioni del D.Lgs.231/07. Spesso nella realtà dei fatti molti di questi dati non sono agevolmente disponibili o all’opposto richiedono delle analisi specifiche per essere correttamente predisposti. Per approfondire questo tema, è in programma per il prossimo Giovedì 22 ottobre un Seminario online, riservato ai clienti Alavie Antiriciclaggio per approfondire le modalità di creazione del fascicolo cliente e per assolvere agli obblighi di registrazione.