Come trovarsi preparati di fronte ad una verifica della corretta applicazione degli obblighi antiriciclaggio? Definiamo di seguito i soggetti coinvolti nei controlli, le modalità di accesso, le sanzioni e come collaborare efficacemente con le Autorità.
Chi effettua il controllo antiriciclaggio?
È sempre la Guardia di Finanza, in particolare il Nucleo Speciale di Polizia Valutaria, l’organo incaricato di verificare che i soggetti obbligati (individuati dal D.Lgs 231/2007 e dal più recente D.Lgs 125/2019 che ne ha ampliato il numero) applichino correttamente quanto viene richiesto dalla normativa.
Eventuali sanzioni, invece, verranno irrogate direttamente dal Ministero dell’Economia e delle Finanze.
Controlli antiriciclaggio: fasi e modalità operative
Una serie di attività preventive per conoscere meglio il soggetto ispezionato avvengono già prima del controllo. Ad esempio attraverso l’analisi di documenti, atti e informazioni già in possesso della GdF. Oppure, effettuando sopralluoghi e verificando le disposizioni normative che regolano il settore di operatività del soggetto stesso.
L’intervento avviene solitamente presso la sede del Professionista. In alcuni casi, ad esempio in mancanza di spazi idonei, l’attività può anche essere svolta presso gli uffici della Guardia di Finanza.
Le modalità del controllo prevedono sempre il susseguirsi di due differenti fasi: una prima generale rispetto alla seconda che avrà carattere più ispettivo.
1. Controllo preliminare
Si tratta della fase inziale dedicata esclusivamente, o quasi, a raccogliere informazioni relative al soggetto ispezionato ed alla sua struttura organizzativa.
Prevede di:
- verificare la legittimazione all’esercizio dell’attività
- conoscere la struttura organizzativa e commerciale del soggetto ispezionato, con particolare attenzione all’organigramma interno e ai suoi flussi informativi
- individuare il personale incaricato
- verificare la presenza di un piano formativo per il personale (dipendenti e collaboratori, ma anche praticanti e tirocinanti)
- accertare la presenza di sistemi di controllo interni atti a verificare il corretto adempimento degli obblighi
2. Controlli di merito
In questa fase avviene il vero e proprio esame documentale per accertare che le attività previste dalla normativa vengano concretamente messe in atto. Soprattutto, che ciò avvenga secondo quanto descritto all’interno delle sopra-citate procedure (sempre se effettivamente presenti).
L’obiettivo dell’ispezione è quindi verificare l’effettivo rispetto degli obblighi previsti, nel dettaglio:
- adeguata verifica
- conservazione dei dati e delle informazioni
- segnalazione delle operazioni sospette
- comunicazione delle violazioni della normativa sul contante al Ministero dell’Economia e delle Finanze
- informazione del collegio sindacale e di tutti i soggetti incaricati del controllo di gestione comunque denominati
- formazione del personale
Per poter effettuare un controllo parallelo, la pattuglia GDF operante ha la possibilità poi di richiedere accesso ad ulteriore documentazione legata all’attività svolta dallo Studio. Ad esempio, può essere richiesto l’elenco dei clienti seguiti, dei registri IVA, delle fatture emesse e di qualsivoglia altra tipologia di documentazione che venga ritenuta utile in relazione all’attività ispettiva in corso, anche a fronte di eventuali elementi sopraggiunti durante le attività di controllo preliminari. La Guardia di Finanza, in questo ambito, ha gli stessi poteri di ispezione di cui gode durante le verifiche fiscali.
Il controllo dei fascicoli antiriciclaggio
Dopo i controlli preliminari e di merito, si procede con la verifica dei fascicoli predisposti dallo Studio per adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela.
Salvo che non ci si trovi nella situazione di una platea di pochissimi clienti (che rende quindi possibile una verifica sull’intero target), i militari procederanno con un controllo a campione. Questo può, a discrezione di chi verifica, essere riconducibile ad un insieme di soggetti che risultano simili per tipologia o per prestazione professionale richiesta.
Qui avviene il vero e proprio controllo sull’effettiva, corretta e completa composizione dei fascicoli cartacei dedicati all’adeguata verifica della clientela. Per ogni fascicolo vengono quindi verificati:
- la presenza della dichiarazione del cliente, con tanto di firma
- la presenza della dichiarazione sulla titolarità effettiva (e di eventuale documentazione che dimostri la veridicità di quanto riportato), anche questa sottoscritta dal dichiarante
- la validità e la congruità della valutazione del rischio effettuata sul cliente
- la correttezza della tipologia di adeguata verifica svolta sul cliente rispetto al valore di rischio a questi attribuito, nonché agli elementi conoscitivi a disposizione
- l’esistenza di documentazione che attesti l’aggiornamento del controllo costante nei tempi e nelle modalità richieste dalla normativa a seconda del livello di rischio attribuito
- la presenza del documento di identità, in corso di validità, del soggetto dichiarante (per i titolari effettivi che siano differenti da quest’ultimo, non vi è l’obbligo di avere a disposizione il documento)
- l’eventuale avvenuto inserimento di altra documentazione aggiuntiva che possa essere di supporto nella dimostrazione della validità delle informazioni riportate, nonché della valutazione del rischio attribuita al cliente
Segnalazioni e Comunicazioni
Oltre a quanto appena descritto, è anche possibile una verifica delle eventuali situazioni precedentemente segnalate alle Autorità. Stiamo parlando di
- Segnalazioni di Operazioni Sospette
- Comunicazioni delle violazioni dei limiti all’utilizzo del denaro contante
In relazione a queste, può essere verificato tutto l’iter che ha condotto alla segnalazione, dalla rilevazione del “problema” iniziale, sino ad arrivare alla valutazione effettuata dal Professionista. Questo anche per appurare l’effettiva presenza, nonché il rispetto, di procedure operative seguite dal soggetto ispezionato.
Un simile controllo può avvenire anche nel caso in cui venga appurato che il soggetto ispezionato non ha mai emesso avvertimenti di simili situazioni alle autorità. Viene quindi verificata la giustificabilità, o meno, di tale scelta in base agli elementi in suo possesso.
Una mancata Segnalazione di Operazione Sospetta, e/o una mancata Comunicazione di un’infrazione al limite sull’utilizzo del denaro contante, possono infatti essere elementi sufficienti a per avviare un controllo sul soggetto obbligato.
I numeri riportati dal Rapporto UIF annuale confermano questa tendenza. Occorre considerare che sul totale delle segnalazioni effettuate, soltanto una percentuale di poco superiore al 10% avviene da parte dei soggetti obbligati non finanziari. Da qui la maggiore attenzione che le Autorità riservano ai Professionisti.
Il verbale della Guardia di Finanza
La durata dell’ispezione non è predeterminata ma può variare in base alla tipologia dell’operatore ispezionato, della natura del controllo da svolgere. Può ampliarsi anche in corso d’opera in base ad eventuali nuovi elementi che modificano le necessità di verifica da parte della Guardia di Finanza.
Al termine dei controlli verrà poi elaborato il Processo Verbale di Constatazione, rilasciato in copia anche in caso di rifiuto alla sottoscrizione. Al suo interno sono riportate nel dettaglio tutte le attività svolte, comprese le domande effettuate al soggetto ispezionato ed ai suoi incaricati, nonché le relative dichiarazioni conseguenti.
In caso di violazioni amministrative, verrà redatto un atto di contestazione ai fini del successivo invio al Ministero dell’Economia e delle Finanze che si occuperà quindi dell’eventuale sanzione.
Nel caso invece di violazioni penali, i militari comunicheranno quanto necessario alla competente autorità giudiziaria.
Non appena ricevuto il verbale, il soggetto ispezionato ha a disposizione trenta giorni di tempo per presentare le proprie memorie difensive. Potrà inoltre richiedere un’audizione formale per poter esporre le proprie ragioni e rimostranze.
Le sanzioni antiriciclaggio
È sempre il Ministero dell’Economia e delle Finanze che infligge la sanzione. Vi è poi la possibilità che il potere sia espressamente demandato ad altro organo, ma sempre per volere di quest’ultimo.
Il D.Lgs 90/2017 ha modificato del tutto il titolo V del previgente D.Lgs 231/2007, introducendo nuove disposizioni sia in caso di sanzioni penali che amministrative.
Per quanto riguarda i possibili risvolti penali, infatti, al momento le uniche possibilità sottintendono una condotta dolosa o comunque con colpa grave nell’eventuale analisi delle violazioni riscontrate:
- falsificazione di dati e informazioni relative al cliente, al titolare effettivo, all’esecutore, allo scopo e alla natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale è punita con la reclusione da sei mesi a tre anni e con una multa da 10.000 a 30.000 euro
- utilizzo e la comunicazione di dati e informazioni false relative al cliente, al titolare effettivo, all’esecutore, allo scopo e alla natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale è punita con la reclusione da sei mesi a tre anni e con una multa da 10.000 a 30.000 euro, salvo che il fatto non costituisca più grave reato
- acquisizione e la conservazione di dati e informazioni false relative al cliente, al titolare effettivo, all’esecutore, allo scopo e alla natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale è punita con la reclusione da sei mesi a tre anni e con una multa da 10.000 a 30.000 euro
- violazione del divieto di comunicazione delle segnalazioni di operazioni sospette (verso il soggetto interessato o verso terzi) è punita con la reclusione da sei mesi ad un anno e con una multa da 5.000 a 30.000 euro.
In relazione alle sanzioni amministrative, invece, bisogna prestare attenzione anche solo alle possibili inosservanze, anche se parziali, degli obblighi di adeguata verifica:
- omessa acquisizione dei dati identificativi e delle informazioni sul cliente, sul titolare effettivo, sull’esecutore, sullo scopo e la natura del rapporto continuativo o della prestazione professionale comporta una sanzione amministrativa pecuniaria di 2.000 euro
- mancata o incompleta conservazione dei dati e delle informazioni inerenti l’adeguata verifica è punita con una sanzione amministrativa pari a 2.000 euro
- omessa segnalazione di operazione sospetta è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria pari a 3.000 euro
- mancata comunicazione obbligatoria da parte di un componente di organi di controllo, nell’esercizio delle proprie funzioni, è punita con una sanzione ammnistrativa pecuniaria da 5.000 a 30.000 euro
- violazione delle disposizioni sull’utilizzo del contante è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria da 3.000 a 50.000 euro
- mancata comunicazione di una violazione delle disposizioni limitative sull’utilizzo del denaro contante è punita con una sanzione amministrativa pecuniaria da 3.000 a 15.000 euro
Va poi detto che è prevista l’applicazione delle sanzioni in misura ridotta. Per averne diritto, il Professionista deve presentare apposita istanza al Ministero dell’Economia e delle Finanze. Quest’ultimo ha trenta giorni di tempo per l’accoglimento o il rigetto, specificando l’importo dovuto e le modalità di pagamento. Questa possibilità rappresenta un tentativo per evitare il trasferimento davanti all’autorità giudiziaria della gestione della controversia.
Il pagamento in misura ridotta deve avvenire entro novanta giorni dall’avvenuta notifica. Fino ad allora restano sospesi i termini per impugnare il decreto sanzionatorio davanti all’autorità giudiziaria. Va da sé che il mancato rispetto dei termini, obbliga il soggetto sanzionato al pagamento per intero.
Controlli antiriciclaggio: prevenire è meglio che curare
La corretta impostazione e gestione degli adempimenti antiriciclaggio all’interno dello Studio é un’attività parallela e imprescindibile rispetto a quella professionale.
Risulterà banale, ma per non subire pesanti conseguenze diventa fondamentale la prevenzione. In questo senso, la normativa dà indicazioni ben precise. Possiamo concentrare l’attenzione su due punti in particolare: procedure e formazione.
Da un lato è fondamentale avere procedure scritte che descrivano nel dettaglio le attività da svolgere per la gestione degli obblighi antiriciclaggio. Dall’altro, è altrettanto importante dimostrare che lo Studio applica concretamente le procedure, nei modi e nei tempi scritti.
Va da sé che è necessario istituire un piano di formazione continua che crei consapevolezza, da parte di tutto il personale, rispetto a ciò che viene richiesto dalla normativa. Sia da un punto di vista generale, sia in relazione alle attività svolte delle differenti mansioni attribuite agli incaricati dello Studio.
