Cos’é il KYC? Ecco come farlo

KYC è l’acronimo di Know Your Customer, il cui significato letterale è “conosci il tuo cliente”.
Questa sigla, nota nel mondo bancario e tra i Professionisti, racchiude una delle procedure antiriciclaggio fondamentali. In sintesi, rappresenta la verifica dell’identità del proprio cliente ottenendo tutte le informazioni necessarie per la sua profilazione e per la successiva assegnazione ad una fascia di rischio.

In questo post approfondiremo:

 

Che cos’è il KYC?

La normativa antiriciclaggio si fonda sull’approccio basato sul rischio, principio che comporta la proporzionalità degli obblighi rispetto appunto al rischio di riciclaggio del cliente analizzato. In base al profilo di rischio assegnato, i soggetti obbligati eseguono dunque l’azione di verifica. Devono poi essere in grado di provare alle autorità di controllo che hanno proporzionalmente e costantemente adottato misure idonee e adeguate a prevenire attività illecite di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo.

Da normativa, D.lgs. 90/2017, Il KYC si lega all’Adeguata verifica della clientela a cui sono sottoposti i soggetti obbligati:

  • Commercialisti ed Esperti Contabili
  • Consulenti del Lavoro
  • Avvocati
  • Notai
  • Revisori legali e società di revisione
  • Agenzie e Agenti immobiliari
  • Mercanti d’arte e Antiquari
  • Intermediari e operatori bancari e finanziari
  • Prestatori di servizi di gioco
  • Prestatori di servizi di valuta virtuale/portafoglio digitale/criptovalute
  • Operatori professionali in oro

 
Le fasi principali del processo KYC sono:

  • l’identificazione e verifica del cliente e dell’eventuale esecutore
  • l’ottenimento di informazioni sul titolare effettivo del rapporto, sulla natura e lo scopo della relazione d’affari
  • il controllo costante del cliente e dell’andamento del rapporto

 
Per il cliente, il Know Your Customer trova espressione nel Questionario per l’adeguata verifica della clientela.

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    Come fare il KYC?

    La normativa richiede ai soggetti obbligati di acquisire dati ed informazioni calibrati sulla base del rischio che emerge dal profilo del cliente e dalla prestazione da effettuare. Da qui l’utilizzo del KYC.

    In particolare, l’identificazione del cliente (e/o dell’esecutore) e la verifica della sua identità deve essere eseguita sulla base di “documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente”. Contestualmente deve esser verificata l’identità del titolare effettivo attraverso misure proporzionate al rischio che consentano di ricostruire, con ragionevole attendibilità, l’assetto proprietario e di controllo del cliente.

    In merito alla natura ed allo scopo della prestazione, la normativa specifica che è necessario, invece, acquisire le informazioni “relative all’instaurazione del rapporto, alle relazioni intercorrenti tra il cliente e l’esecutore, tra il cliente e il titolare effettivo e quelle relative all’attività lavorativa, salva la possibilità di acquisire, in funzione del rischio, ulteriori informazioni, comprese quelle relative alla situazione economico-patrimoniale del cliente, acquisite o possedute in ragione dell’esercizio dell’attività”.

    Il Professionista, tra i destinatari della normativa antiriciclaggio, è tenuto ad assolvere questi obblighi “tenendo conto dei dati e delle informazioni acquisiti o posseduti nell’esercizio della propria attività istituzionale o professionale” come disposto dall’art. 2 del d. lgs. 231/2007 e successive modifiche.

    KYC: la responsabilità del Professionista

    Effettuare il KYC non significa svolgere attività investigative e/o richiedere dati ed informazioni non congruenti con la prestazione eseguita e/o con l’attività professionale svolta. Sarà tenuto, piuttosto, ad approfondire quelli acquisiti solo in presenza di dubbi, incertezze o incoerenze secondo quanto dispone il novellato art. 19 del D.lgs. 231/2007.

    In altri termini, in assenza di elementi che suscitino perplessità, il Professionista farà affidamento sulle dichiarazioni rese dal proprio cliente, il quale è tenuto a dire la verità, in forza dell’art. 22 del d. lgs. 231/2007. La violazione di quest’ultima disposizione comporta per il cliente stesso la reclusione da sei a tre anni ed una multa da 10.000 euro a 30.000 euro. Queste disposizioni, tuttavia, stridono con l’enunciato di cui all’art. 20 del D.lgs. 231/2007 che richiede, in merito all’individuazione del titolare effettivo, di conservare “traccia delle verifiche effettuate” ai fini dell’individuazione del medesimo a conferma che non è sufficiente basarsi solo sulla dichiarazione del proprio cliente.

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      Le difficoltà del Know Your Customer

      A volte può essere difficoltoso “conoscere a fondo” il proprio cliente ed individuare, dietro le catene societarie, potenziali soggetti inseriti ad esempio nelle sanction list. Non sempre l’individuazione del titolare effettivo è agevole e spesso i soggetti obbligati devono far affidamento su banche dati idonee e/o su supporto esterno per la relativa identificazione.

      In ogni caso, è prossima l’attuazione del decreto sul tanto atteso Registro dei titolari effettivi che dovrebbe fare chiarezza sulla figura da individuare come tale nelle catene societarie più complesse.

      KYC: la conservazione dei dati

      I dati e le informazioni raccolte con il KYC vengono raccolti in moduli antiriciclaggio – cd. Moduli di adeguata verifica della clientela – sottoscritti dal cliente. In realtà la traccia scritta della modulistica è richiesta solo dall’art. 22 del decreto antiriciclaggio che esige dal cliente di fornire per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie ed aggiornate per adempiere agli obblighi di adeguata verifica. Le informazioni ed i dati acquisiti devono, di conseguenza, esser messi a disposizione delle autorità di controllo e conservati come da normativa.
      L’attività di adeguata verifica comporta, pertanto, raccolte di materiali cartacei consistenti in copie di documenti di identità, dichiarazioni del cliente stampate, etc. che rendono ancor più onerosi gli obblighi a carico dei professionisti.

      L’identificazione a distanza

      Il procedimento di semplificazione avviato dalle Regole Tecniche emanate dagli Ordini professionali ha consentito la conservazione di documenti di identità e visure in formato elettronico. A causa della recente pandemia, sono seguite novità normative proprio per l’impossibilità temporanea di svolgere attività in presenza. Il Decreto Legge 76/2020 – Decreto semplificazioni – in particolare, ha eliminato la necessità di riscontrare il documento di identità del cliente, ai fini dell’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica e, ove l’identificazione avvenga a distanza, ha introdotto la possibilità di procedere all’identificazione, ex art. 19 D.lgs. 231/07 e segg. “per i clienti in possesso di un’identità digitale di livello almeno significativo”, modificando la previsione del D.lgs. 125/19 che fissava il “livello massimo di sicurezza”.

      Sarà quindi più semplice effettuare un’adeguata verifica a distanza, laddove ovviamente i clienti siano in possesso almeno di una identità digitale con le caratteristiche previste dalla normativa. Inoltre, con la pubblicazione da parte della Banca d’Italia del provvedimento 30 luglio 2019 in tema di “Disposizioni in materia di adeguata verifica della clientela per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo” era stato già riconosciuto un sistema per l’identificazione da remoto del cliente-persona fisica tramite una procedura audio-video.

      Tale modalità non è stata ancora prevista espressamente per i Professionisti, i quali sono tenuti a un riscontro fisico, salvo il ricorso alle procedure di adeguata verifica a distanza “classiche” previste dall’art. 19 del decreto antiriciclaggio. Si auspicano, pertanto, interventi normativi volti a sanare tale disparità di trattamento.

      La digitalizzazione sta trasformando l’adeguata verifica e, di conseguenza, il KYC presto sarà gestito con strumenti innovativi, affidabili e conformi al quadro normativo.

      Obblighi di Segnalazione di Operazione Sospetta

      Le procedure di KYC non vanno considerate come adempimenti burocratici che si traducono nella compilazione asettica di moduli antiriciclaggio. La conoscenza del cliente serve al Professionista in un’ottica operativa. Oltre ad effettuare una valutazione sull’esposizione ad eventuali rischi di riciclaggio e finanziamento al terrorismo, dovrà, inoltre, effettuare un controllo costante su eventuali variazioni.

      È fondamentale “conoscere a fondo il proprio cliente”: solo la corretta acquisizione di informazioni, dati e documentazione può consentirgli idonee valutazioni per un’eventuale segnalazione di operazione sospetta. L’art. 58, comma 5, dispone che al professionista che compie violazioni in materia di adeguata verifica della clientela e degli obblighi di conservazione, può essere contestata l’inosservanza dell’obbligo di segnalazione di operazione sospetta qualora quest’ultima derivi dalla prima come conseguenza immediata e diretta.

      Al Professionista che non svolge correttamente il KYC, non acquisendo dati ed informazioni decisivi per la SOS, potrebbe esser contestata la violazione di omessa segnalazione. In questo caso le sanzioni sono di gran lunga superiori rispetto alla violazione di omessa adeguata verifica.

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