Informativa ai sensi degli Artt. 13-14 del Regolamento UE 2016/679

Tipologie di Dati personali raccolti

• Dati identificativi e di contatto quali ragione o denominazione sociale, ovvero nome e cognome delle persone fisiche, indirizzo sede, telefono, e-mail
• Dati amministrativi e contabili quali codice fiscale, p.iva, coordinate bancarie
• Dati vocali e di interazione: registrazioni vocali e relative trascrizioni testuali generate
  durante le chiamate al nostro centralino telefonico gestito tramite assistente virtuale (Voice
  Bot basato su Intelligenza Artificiale).

 

Modalità di raccolta

• Direttamente presso l’interessato o presso le sedi di Alavie S.r.l., al momento dell’instaurazione del rapporto commerciale, della commissione di un ordine, della richiesta di un’offerta o alla stipula di un contratto;
• Direttamente dall’interessato durante degli eventi oppure attraverso collaborazioni in partnership tra Alavie S.r.l. e professionisti o studi professionali con i quali lo stesso interessato ha rapporti di collaborazione;
• Tramite gli appositi form di contatto presenti nelle sezioni dedicate sul sito;
• Tramite interazione telefonica: mediante il nostro centralino intelligente, che processa la
  voce dell’utente per comprendere e gestire la richiesta.

La presente informativa viene resa all’interessato, od alla persona presso la quale i dati sono raccolti, al momento dell’inizio del rapporto, verranno poi registrati e raccolti presso Alavie S.r.l. con sede in via A. Volta, 94 in Desio 20832 – MB

Finalità del trattamento dei dati

I dati personali raccolti da parte di Alavie S.r.l., saranno utilizzati per finalità funzionali all’attività di consulenza, di vendita prodotti o servizi, dalla stessa offerti o commercializzati comprensivi di:

• Gestione dei rapporti precontrattuali e contrattuali con i clienti per l’erogazione del servizio contrattualizzato;
• Gestione del supporto clienti e smistamento chiamate: elaborazione delle richieste
  telefoniche tramite Voice Bot dotato di Intelligenza Artificiale, al fine di instradare la
  chiamata al dipartimento corretto, fornire risposte di primo livello o raccogliere messaggi di
  segreteria/da destinare a ticket di supporto;
• Verifiche del grado di soddisfazione del cliente in merito ai servizi offerti da Alavie S.r.l., mediante interviste personali o telefoniche, l’invio, posta o posta elettronica di questionari;
• Attività di promozione di prodotti o servizi offerti e marketing da parte di Alavie S.r.l.,anche tramite mezzo newsletter;

Il conferimento dei dati personali di cui sopra è da considerarsi tassativo per il punto 1 poiché tale  rifiuto causerebbe l’impossibilità da parte di Alavie S.r.l. di poter erogare in favore del cliente il servizio richiesto.

Il conferimento per i punti 2) e 3) è da considerarsi invece facoltativo, il cui diniego non pregiudica il rapporto in essere.

Modalità del trattamento dei dati

Il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti informatici. Alavie S.r.l. garantisce la sicurezza e la riservatezza dei dati mediante l’utilizzo di codici segreti di accesso rinnovati semestralmente, inoltre i dati saranno inseriti in un archivio elettronico al quale avranno accesso esclusivamente gli incaricati appositamente nominati da Alavie S.r.l.; tale archivio sarà anch’esso protetto da codici di accesso, semestralmente aggiornati, oltre a dispositivi di firewall, antivirus che impediscono a terzi non autorizzati di accedere ai dati, l’archivio è inoltre protetto dal rischio di distruzione dei dati mediante apposite procedure di duplicazione e backup.

Trattamento tramite Intelligenza Artificiale (Voice Bot): per la gestione del centralino, i dati
vocali dell’interessato sarà tenuto a comunicare durante l’interazione verranno processati in tempo
reale da algoritmi di Intelligenza Artificiale per tradurre la voce in testo e comprendere le richieste.
Alavie S.r.l. precisa che tale sistema non effettua profilazione automatizzata né adotta decisioni basate
unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o incidano
significativamente sull’interessato (ex art. 22 GDPR). L’IA interviene esclusivamente come strumento
di ausilio per il routing e la gestione delle comunicazioni aziendali.

Responsabili esterni  a cui potranno essere comunicati i dati

• Società, nominate formalmente come Responsabili Esterni del trattamento (ex art.28 del Regolamento UE 2016/279), che forniscono servizi per lo svolgimento dell’attività contrattualizzate e che completino parzialmente e/o integralmente i servizi offerti;
• Società o studi di consulenza aziendale e fiscale.
• Fornitori di servizi tecnologici (AI provider): aziende che forniscono l’infrastruttura
  tecnologica e i modelli di Intelligenza Artificiale necessari al funzionamento del Voice Bot.
  Tali fornitori sono vincolati da rigide clausole contrattuali in materia di protezione dei dati.

I dati non saranno soggetti a diffusione e non è previsto un loro trattamento al di fuori dell’Unione Europea.

Erronea o mancata comunicazione

Il Titolare del trattamento rende noto che l’eventuale mancata comunicazione, o comunicazione errata, di una delle informazioni obbligatorie, ha come conseguenze emergenti l’impossibilità del Titolare del trattamento di garantire la congruità del trattamento stesso ai patti contrattuali per cui esso sia eseguito.

Diritti dell’interessato

Diritti di cui agli artt. 15, 16, 17, 18, 20, 21 e 22 del Regolamento UE 2016/679.

Art. 15-Diritto di accesso: L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento.

Art. 16 – Diritto di rettifica: L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Art. 17 – Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio): L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali.

Art. 18 – Diritto di limitazione del trattamento: L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento.

Art. 20 – Diritto alla portabilità dei dati ove previsto: L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti.

Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

Art. 21 – Diritto di opposizione: L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.

Art. 22 – Diritto di non essere sottoposto a processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione: L’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

La informiamo che in qualità di interessato, oltre al diritto di proporre reclamo ad un’Autorità di controllo, ha anche i diritti di seguito elencati, che potrà far valere rivolgendo apposita richiesta scritta al Titolare del trattamento.

Conservazione

I dati saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle finalità sopra indicate.

• Finalità contabili e fiscali: 10 anni a partire dalla data di cessazione del rapporto istituito
  (obbligo di legge);
• Attività di marketing/newsletter: 24 mesi;
• Dati relativi alle trascrizioni Voice Bot: le registrazioni e le trascrizioni generate dal
  centralino intelligente saranno conservate per il tempo strettamente necessario alla corretta
  evasione della richiesta telefonica e comunque non oltre i 30 giorni, decorsi i quali verranno
  cancellate.

I dati verranno trattati nel rispetto del GDPR, custoditi in modo da assicurarne la riservatezza.
Verranno memorizzati su supporti informatici protetti da codici di accesso segreti.

Base giuridica e natura del consenso

Ai sensi e per gli effetti delle obbligazioni derivanti dal contratto in essere:

• Servizi base e Centralino (Punti 1 e 2 delle finalità): Il consenso non è necessario in quanto
  i dati sono raccolti per adempiere ad un obbligo di legge, per l’esecuzione degli obblighi
  derivanti dall’accordo tra le parti, o sulla base del legittimo interesse aziendale a fornire un
  servizio di assistenza telefonica efficiente tramite tecnologie automatizzate.
• Soddisfazione e Marketing (Punti 3 e 4 delle finalità): Il consenso ai sensi dell’art. 6 e 7
  del GDPR è facoltativo e la non autorizzazione non pregiudica il rapporto in essere.
  
  

Titolare del trattamento – informazioni di contatto 

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Alavie S.r.l. con sede in via A. Volta, 94 in Desio 20832 – MB.

Per qualsivoglia richiesta relativa al trattamento dei dati, compresa la richiesta di  lista aggiornata dei responsabili esterni dei trattamenti, di cui all’art. 28 del GDPR, potrà essere inoltrata presentando richiesta scritta contattando il DPO all’indirizzo mail: dpo@alavie.it

Aggiornamento: Maggio 2026