Lo Studio può essere considerato come un’organizzazione a forte specializzazione nell’offrire servizi ad alto contenuto professionale. Accade spesso, tuttavia, che la gestione dei processi interni presenti inefficienze e che la struttura si limiti a rincorrere le scadenze. I servizi, chiamati a soddisfare esigenze crescenti da parte dei clienti, si intrecciano poi con obblighi normativi sempre più complessi. Per mantenere efficienza operativa e competitività sul mercato, é quindi necessario costruire un’efficace organizzazione interna ancor prima di entrare nello specifico della gestione antiriciclaggio.

Organizzazione e Sistema Antiriciclaggio di Studio

La base su cui costruire il proprio Sistema Antiriciclaggio è un’organizzazione di Studio che riduca l’impatto operativo degli adempimenti. Implementarla non riguarda solo l’adozione di procedure oggettive e della verifica della loro applicazione. Si tratta di introdurre una cultura della compliance che si traduca in una conformità sostanziale adeguata alle specifiche caratteristiche dello Studio.

Da un lato é fondamentale la formazione e la condivisione delle procedure, dall’altro il monitoraggio costante dei rischi e dell’efficacia delle misure adottate per mitigarli. Difronte a questa complessità, é sempre preferibile non ricorrere a soluzioni standard, così come il non considerare la compliance normativa come un semplice obbligo a cui adeguarsi (il cosiddetto approccio formale).

L’approccio sostanziale rappresenta un’opportunità per rispondere alla crescente complessità nella gestione organizzativa, ottimizzando i processi e migliorando la capacità dell’organizzazione di operare in scenari economico-normativi sempre più sfidanti i Professionisti.

Efficienza e gestione degli adempimenti antiriciclaggio

La capacità dello Studio di rispondere adeguatamente alla normativa antiriciclaggio è legata alla qualità con cui vengono svolti gli adempimenti obbligatori. Raggiungere la piena conformità, tuttavia, non esaurisce un tema altrettanto fondamentale: l’impatto che la compliance può avere all’interno dell’organizzazione. Un’efficace gestione degli adempimenti, che restano comunque obbligatori, consente di recuperare tempo da dedicare ad altre attività.

A prescindere dalle dimensioni dello Studio, si possono individuare quattro scelte organizzative nell’implementare gli adempimenti antiriciclaggio:

 

La gestione interna della compliance antiriciclaggio, soprattutto se manuale/cartacea, può creare numerose inefficienze organizzative e alcune criticità spesso sottovalutate: l’errore umano, i ritardi nell’aggiornare le procedure rispetto ai cambi normativi, la difficoltà nel reperire la documentazione. Utilizzare un software, senza dubbio, migliora l’efficacia organizzativa e la capacità di rispondere alle richieste normative. Occorre però partire dal presupposto che l’operatore interno sappia come utilizzarlo correttamente e che sappia prendere decisioni adeguate (ad esempio nel valutare il profilo di rischio di un cliente oppure eventuali anomalie in una prestazione).

La consulenza di fornitori esterni può garantire sia indicazioni chiare per raggiungere la piena conformità, sia un supporto nell’ottimizzare l’organizzazione interna di Studio. Resta però che gli adempimenti, quindi il carico operativo, continua a gravare nella to do list quotidiana del personale interno. Delegare a un fornitore esterno la gestione del Sistema Antiriciclaggio di Studio, al contrario, permette di liberare risorse da dedicare ad attività professionali ad alto valore aggiunto.

Gestione esterna degli adempimenti: scegliere il fornitore

E’ difficile individuare un criterio assoluto nella scelta di un fornitore. Il punto di partenza è stabilire quali siano le esigenze dello Studio e definire come ci si aspetta che vengano risolte. Chiariti questi aspetti, inizia poi la ricerca di un gruppo ristretto di fornitori da valutare con criteri oggettivi.

Quali sono i 3 criteri più importanti nello scegliere un fornitore di servizi antiriciclaggio? Partecipa al nostro sondaggio.