PROCEDURA PER LA RICEZIONE, ANALISI E TRATTAMENTO DELLE SEGNALAZIONI DI CONDOTTE ILLECITE “WHISTLEBLOWING” 

 

1. Introduzione: quadro normativo e finalità

I legislatori europeo ed italiano hanno introdotto i sistemi di segnalazione interna delle violazioni alla normativa, conosciuti anche come sistemi di whistleblowing.

Tali sistemi sono istituiti per consentire la segnalazione di violazioni della normativa di cui si venga a conoscenza nel contesto lavorativo al fine di favorire la diffusione di condotte eticamente conformi e la tutela della legalità.

Lo scopo di questa Policy è quello di promuovere un ambiente aziendale improntato ai principi di integrità, responsabilità e attenzione alle persone, in cui i Dipendenti e le Terze Parti siano incoraggiati a fare segnalazioni su comportamenti illegittimi all’interno dell’Azienda.

Alavie Srl presta la massima attenzione affinché la propria attività venga svolta nel pieno rispetto della normativa vigente, oltre che dei principi etici e di comportamento improntati alla correttezza, integrità e legalità delle condotte, declinati nella regolamentazione interna della realtà, oltre che nel Codice Etico e al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.

La procedura si propone inoltre di disciplinare il processo di ricezione, verifica e trattamento delle segnalazioni di violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della Società, garantendo la massima protezione ai segnalanti e ai soggetti a loro collegati.

La presente procedura è redatta in conformità al D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, che recepisce la Direttiva (UE) 2019/1937.

2. Destinatari della policy e soggetti tutelati

Possono effettuare una segnalazione (cd. “Segnalanti”) i seguenti soggetti che operano nel contesto lavorativo della Società:

• • Dipendenti (tempo determinato, indeterminato, in prova, somministrati);

• • Lavoratori e collaboratori di fornitori di beni o servizi;Liberi professionisti e consulenti;

• • Volontari e tirocinanti, anche non retribuiti;

• • Persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo o vigilanza (inclusi i

    soci);

• • Ex dipendenti o candidati (per informazioni acquisite durante la selezione o fasi

    precontrattuali).

In conformità al D.Lgs. 24/2023, le tutele contro le ritorsioni sono estese anche ai “Soggetti Correlati”:

• • Facilitatori (chi assiste il segnalante nel processo di segnalazione operante nello

    stesso contesto lavorativo);

• • Parenti entro il quarto grado e soggetti legati da uno stabile legame affettivo al

    segnalante;

• • Colleghi di lavoro che hanno un rapporto abituale e corrente con il segnalante;

• • Enti di proprietà del segnalante o per i quali egli lavora.

La disciplina trova applicazione solo nel caso in cui le segnalazioni siano effettuate quando il rapporto giuridico è in corso, durante il periodo di prova, quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato (ad es. se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali) o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (ad es. per i pensionati).

3. Oggetto e modalità della segnalazione

Le segnalazioni devono riguardare informazioni sulle violazioni di cui il segnalante è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.

Possono essere oggetto di segnalazione le violazioni e/o irregolarità relative alle tematiche disciplinate nelle procedure interne oppure relativamente a normative esterne.

A titolo esemplificativo e non esaustivo:

• • Corruzione;

• • Riciclaggio di denaro;

• • Violazione della normativa sulle Sanzioni Finanziarie;

• • Comportamenti di Business non etici o non professionali;

• • Violazione delle leggi antitrust;

• • Facilitazione di frode o evasione fiscale anche a favore di clienti e Terze Parti;

• • Molestie;

• • Comportamenti sessualmente inappropriati;

• • Bullismo;

• • Frode;

• • Uso improprio di dati riservati dei clienti e dell’Azienda;

• • Violazione di leggi e regolamenti locali;

• • Non conformità alle normative e alle procedure aziendali;

• • Violazione del Codice di Condotta e/o di altri Codici etici adottati dalla Società;

• • Altre pratiche o comportamenti illeciti o non corretti

Il Segnalante precisa nella Segnalazione, in modo più circostanziato possibile, le informazioni sulla violazione di sua conoscenza. In particolare, le segnalazioni devono avere alcune caratteristiche necessarie per permettere al Comitato Segnalazioni di effettuare le verifiche e gli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione.

Le segnalazioni fondate su sospetti non fondati o voci inerenti fatti personali non costituenti illecito sono escluse dal perimetro della presente Policy. Ciò in quanto è necessario, sia tenere conto anche dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione, sia evitare che Alavie srl svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose

Nel campo di applicazione della presente Policy NON sono comprese, altresì:

1. 1. Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;

   2. Le segnalazioni di violazioni che sono già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali riguardanti servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente o da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea nei medesimi ambiti;

   3. Le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

3.1 Requisiti della segnalazione

Per consentire le verifiche, la segnalazione deve essere circostanziata e includere:

• • Circostanze di tempo e di luogo del fatto;

• • Descrizione chiara e completa dell’accaduto;

• • Soggetti e funzioni aziendali coinvolte nei fatti segnalati.

La segnalazione può inoltre contenere le seguenti informazioni utili alle indagini:

• • Eventuali beneficiari dei fatti segnalati;

• • Eventuali soggetti danneggiati dai fatti segnalati;

• • Eventuali valore economico dei fatti segnalati;

• • Eventuali terzi coinvolti nei fatti segnalati (fornitori, clienti, ecc.);

• • Eventuali informazioni utili per verificare la veridicità della segnalazione;

Il Segnalante può, altresì, allegare documenti per fornire elementi ulteriori relativi al fatto
segnalato e indicare altri soggetti che ne sono a conoscenza.

3.2 Il Canale Interno (Portale)

Il canale principale è il Portale Whistleblowing, accessibile tramite la pagina del sito web
aziendale https://www.alavie.it/whistleblowing che rimanderà direttamente al Canale per le
Segnalazioni del Gruppo Visma https://www.visma.com/whistleblowing

• • Il sistema rilascia un codice identificativo univoco (numero del caso e codice di verifica)

• • Tale codice è l’unico modo per monitorare lo stato, inserire integrazioni o rispondere a domande, specialmente se la segnalazione è anonima.

4. Tutela della privacy

Tutte le segnalazioni sono trattate e classificate con il livello massimo di riservatezza ed è garantita in ogni caso la riservatezza e la protezione dei dati personali del soggetto segnalante e del soggetto eventualmente segnalato.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa in materia di trattamento dei dati personali.

Il trattamento dei dati personali è effettuato nel pieno rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale.

Verranno applicati i principi base previsti dal GDPR (General Data Protection Regulation) nell’intero ciclo di vita della segnalazione.

• • Minimizzazione: Il Portale richiede solo i dati strettamente necessari alla gestione della segnalazione. Dati non pertinenti saranno eliminati.

• • Riservatezza dell’identità: L’identità del segnalante e ogni altra informazione da cui possa evincersi non sono rivelate a nessuno al di fuori del team di gestione, salvo consenso esplicito o obblighi di legge (es. indagini dell’Autorità Giudiziaria).

• • Gestione dei dati sensibili: I dati relativi a opinioni politiche, orientamento sessuale, salute o reati sono trattati solo se indispensabili per la segnalazione e con le garanzie previste dalla legge;

• • Conservazione: La documentazione è archiviata per il tempo necessario al trattamento e comunque per un periodo massimo di 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale.

5. Processo di gestione e tempistiche

La gestione del canale di segnalazione è affidata ad un team composto da Valentina Destefano, HR Manager e Davide Curseri AF Manager, che avranno il compito di coordinare e condurre le opportune verifiche ed accertamenti a seguito delle segnalazioni pervenute. Il team di gestione è specificamente formato per l’espletamento di tale attività:

1. 1. Ricezione: Entro 7 giorni lavorativi viene rilasciato l’avviso di ricevimento (tramite Portale);

   2. Istruttoria: Il team verifica la fondatezza e può chiedere integrazioni al segnalante per procedere alle necessarie verifiche.Nel caso in cui la segnalazione da un preliminare esame sia ritenuta non fondata o manifestamente irrilevante il team di gestione della segnalazione, aggiorna lo stato della segnalazione nella piattaforma informatica e fornisce immediato riscontro al segnalante dell’archiviazione e delle sue motivazioni.

   3. Nel caso in cui la segnalazione sia ritenuta fondata, il team di gestione della segnalazione svolge le verifiche ritenute opportune interloquendo, se necessario, con il segnalante per le opportune integrazioni o delucidazioni.

   4. Esito: Entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento, viene fornito un riscontro al segnalante circa i provvedimenti adottati o l’archiviazione.

Qualora il responsabile a cui è assegnato il caso valuti che la segnalazione non è qualificata, la segnalazione può essere immediatamente chiusa inviando una risposta standardizzata al segnalante attraverso la piattaforma e deselezionando la casella “Caso di whistleblowing”, che lo escluderà dalle statistiche.

Se la segnalazione è da considerarsi qualificata, il responsabile del caso è tenuto ad avviare il processo di indagine. La segnalazione sarà contrassegnata come “Caso di whistleblowing” e inclusa nelle statistiche.

Il reparto di gestione delle segnalazioni ha accesso a un foglio aggiornato quotidianamente in cui sono elencate tutte le società Visma e i responsabili dei casi. Il foglio è integrato con Visma Organizational Manager (VOM) ed è sempre aggiornato con le risorse corrette.

6. Tutela e responsabilità

• • Divieto di Ritorsione: È vietata ogni forma di ritorsione (diretta o indiretta) nei confronti del segnalante, dei facilitatori e delle persone correlate.

• • Responsabilità: Sono previste sanzioni qualora si accerti che la segnalazione è stata effettuata con dolo o colpa grave (contenuto diffamatorio o falso).

• • Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni fondate contenenti informazioni che il segnalante sa essere false. Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune e rientrare nelle tipologie di non conformità per cui il sistema è stato implementato.

7. Canali esterni e divulgazione pubblica

Il segnalante può rivolgersi all’ANAC o procedere alla divulgazione pubblica solo se:

• • Il canale interno non ha fornito riscontro nei tempi previsti;

• • Vi è fondato motivo di ritenere che la violazione costituisca un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

• • Vi è rischio di ritorsione o collusione nel canale interno.

La presente policy è soggetta a verifiche periodiche per garantire l’allineamento normativo.

Clicca qui per visionare la procedura Whistleblowing del gruppo Visma

Ultimo aggiornamento: Febbraio 2026