L’Unità di Informazione Finanziaria per l’Italia (UIF) ha emanato, con provvedimento del 18 dicembre 2025, le nuove istruzioni dedicate alla rilevazione e alla segnalazione delle operazioni sospette. Questo documento aggiorna le linee guida per i soggetti obbligati, definendo i dati e le informazioni che devono essere contenuti nelle segnalazioni (SOS) e la relativa tempistica, con l’obiettivo di assicurare tempestività, completezza e riservatezza della collaborazione attiva.

Le nuove disposizioni, suddivise in 3 parti, saranno applicate nell’adempimento dell’obbligo di Segnalazione delle Operazioni Sospette a decorrere dal 1° luglio 2026. A partire dalla medesima data, non si applicherà più il Provvedimento della UIF del 4 maggio 2011 e i relativi allegati nn. 1, 2, 3a e 3b.

Parte Prima: Principi e regole della collaborazione attiva

La prima parte del documento delinea i principi generali che devono guidare i destinatari nell’adempimento dell’obbligo di segnalazione, ponendo l’accento sulla qualità del processo valutativo.

• Il processo valutativo e la tracciabilità: La UIF specifica che la segnalazione non è un atto isolato basato sul mero superamento di soglie quantitative, ma l’esito di un flusso operativo strutturato che si articola in fasi distinte: l’individuazione delle anomalie, l’esame delle anomalie e l’eventuale trasmissione della SOS. Le nuove istruzioni prevedono che il destinatario tenga traccia di tutte le valutazioni effettuate, comprese quelle che si concludono con l’esclusione del sospetto. La conservazione di queste ultime è utile per avere contezza, anche a distanza di tempo, delle ragioni che hanno guidato il processo decisionale del soggetto obbligato.
  
• Strumenti tecnologici e IA: È consentito l’utilizzo di strumenti informatici basati su sistemi di intelligenza artificiale, a condizione che tali sistemi siano conformi alle norme vigenti e che le anomalie evidenziate siano valutate e validate tramite un intervento umano.
  
• Partenariati per la condivisione informativa: Viene prevista la possibilità per i soggetti obbligati di condividere tra loro le anomalie individuate relative a operazioni con elementi comuni, rispettando i principi di riservatezza e omettendo riferimenti all’eventuale invio di SOS a seguito del confronto.
  
• Riservatezza e Sospensione: Viene ribadito il divieto di inserire riferimenti alle persone fisiche che partecipano all’iter segnaletico. Inoltre, la UIF può sospendere operazioni non ancora eseguite per un massimo di cinque giorni lavorativi: anche in questo caso, il destinatario deve omettere al cliente che il ritardo è dovuto alle valutazioni in corso da parte dell’Unità.
  
• Flusso di ritorno: La UIF fornirà indicazioni semestrali sugli esiti delle segnalazioni trasmesse dal destinatario. Gli esiti terranno conto degli elementi forniti dal destinatario e delle informazioni che la UIF riceve dagli Organi investigativi e dalla Direzione Nazionale Antimafia e Antiterrorismo. Infine, la UIF fornirà, con cadenza annuale, una scheda di feedback con valutazioni di sintesi sulla collaborazione ai destinatari che risultano aver inviato nell’anno solare di riferimento un numero rilevante di segnalazioni.

Parte Seconda: Adempimenti organizzativi

Questa sezione disciplina l’assetto che i destinatari non sottoposti alla supervisione delle Autorità di vigilanza di settore devono adottare per garantire l’efficacia del sistema segnaletico.

• Il Referente SOS: Tale ruolo può essere ricoperto dal destinatario, dal legale rappresentante o da un delegato formalmente nominato. Tale soggetto è incaricato di: conservare i documenti rilevanti relativi alle segnalazioni trasmesse; corrispondere tempestivamente e in modo completo alle richieste della UIF o degli organi investigativi; assicurare la propria presenza e disponibilità in occasione dei controlli svolti ai sensi del decreto antiriciclaggio.
  
• Procedura interna di segnalazione delle operazioni sospette: La UIF evidenzia come la rilevazione e valutazione delle SOS sia agevolata dall’adozione di una procedura di segnalazione interna al destinatario volta a garantire:
  • Efficacia e omogeneità dei comportamenti ai fini della collaborazione attiva;
  • Tempestività e completezza della segnalazione;
  • Riservatezza dei soggetti coinvolti nell’iter segnaletico;
• L’applicazione di una procedura interna si configura quindi come un ottimo alleato che permette di tradurre i principi normativi in scelte operative efficienti e in una gestione del rischio realmente consapevole. Inoltre, concorre alla valutazione della corretta organizzazione del destinatario.

• Esternalizzazione: È possibile avvalersi di soggetti esterni per compiti di supporto alla segnalazione, ma non possono essere esternalizzate l’approvazione dei criteri di rilevazione di operazioni sospette o anomale, la decisione di procedere alla segnalazione alla UIF, e la trasmissione della medesima.

Parte Terza: Portale Infostat-UIF e modalità tecniche

L’ultima parte del documento disciplina le modalità tecniche di invio telematico attraverso il portale Infostat-UIF, utilizzando lo schema segnaletico unico messo a disposizione dall’Unità.

Il contenuto della segnalazione si articola ora in diverse sezioni:

• Dati e informazioni in forma strutturata: questa sezione contiene informazioni dettagliate su soggetti, operatività, rapporti e legami inerenti a soggetti, operatività e rapporti che il destinatario intende portare all’attenzione della UIF
  
• Dati e informazioni in forma libera: questa sezione richiede una descrizione sintetica, chiara, coerente e completa dell’operatività sospetta e l’esplicitazione dei motivi del sospetto che ha indotto il destinatario a effettuare la segnalazione. 
  
• Allegati: è possibile allegare documenti (come estratti conto o atti professionali) solo se strettamente funzionali alla rappresentazione del sospetto; essi non possono sostituire i dati che devono essere forniti in forma strutturata o libera e devono essere privi di ogni riferimento alla persona fisica che ha rilevato il sospetto o ha partecipato alla valutazione del medesimo nonché al personale dello stesso destinatario.
  
• Correzioni e integrazioni: Vengono infine definite procedure specifiche per la sostituzione integrale di segnalazioni contenenti gravi errori materiali e incongruenze o per l’invio di documentazione integrativa su richiesta della UIF o per iniziativa del segnalante.

Considerazioni finali

Le nuove istruzioni UIF rappresentano un passaggio significativo nel rafforzamento della collaborazione attiva, richiedendo ai professionisti un approccio sempre più strutturato, consapevole e documentato alla valutazione del sospetto. L’attenzione posta sulla qualità del processo decisionale, sulla tracciabilità delle valutazioni e sull’assetto organizzativo evidenzia come la segnalazione non sia più solo un adempimento formale, ma parte integrante della gestione del rischio antiriciclaggio. In vista dell’applicazione delle nuove disposizioni a decorrere dal 1° luglio 2026, diventa quindi essenziale avviare per tempo una revisione delle procedure interne, degli strumenti utilizzati e dei flussi operativi, al fine di garantire una collaborazione efficace, tempestiva e pienamente conforme al nuovo quadro regolamentare.