Antiriciclaggio: Registro Cartaceo o Archivio Unico Informatico?

Come abbiamo già avuto modo di evidenziare, sono molte le novità che l’ormai imminente recepimento della IV direttiva antiriciclaggio si propone di introdurre, con impatto sui professionisti fiscali ma anche su nuovi soggetti. Tra gli altri, saranno infatti interessati gli intermediari bancari e finanziari, le Società di Investimento a Capitale Fisso (SICAF) e gli intermediari “aventi sede legale e amministrazione in un altro Stato Membro stabiliti senza succursale sul territorio nazionale”. 

La normativa antiriciclaggio attualmente in vigore impone di identificare i clienti per i quali si effettuano determinate prestazioni secondo un processo di “adeguata verifica della clientela”. Il Sole 24 Ore pone l’accento sull’estensione dell’adeguata verifica anche al “titolare effettivo” dell’operazione o prestazione professionale, che diverrà obbligatoria con il recepimento della IV direttiva. In concreto, i dati acquisiti dal professionista per l’identificazione – tra i quali sono fondamentali gli estremi del documento di riconoscimento – devono essere archiviati in un apposito registro antiriciclaggio. Per alcuni dei destinatari della normativa tale registro deve essere necessariamente di tipo informatico (“registro unico informatico”);  ad altre categorie – per esempio  ai dottori commercialisti e ai revisori contabili – viene data invece la possibilità di scelta fra supporto informatico e cartaceo.

In ogni caso, tuttavia, è obbligatorio registrare tali informazioni entro e non oltre 30 giorni dall’accettazione dell’incarico professionale, dall’eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o dal termine della prestazione professionale.

Uno specifico provvedimento attuativo dell’UIC, l’Ufficio Italiano dei Cambi, definisce quali dati occorre registrare (tali disposizioni continuano tuttora ad applicarsi, nonostante l’ente sia stato soppresso con la pubblicazione del D.Lgs. 231 del 2007, norma di riferimento per l’antiriciclaggio).

L’utilizzo del metodo di registrazione cartaceo o informatico non comporta alcuna differenza a livello normativo per i soggetti che hanno la possibilità di scelta. Dal punto di vista tecnico l’archivio unico informatico deve però rispondere a requisiti specifici stabiliti dagli standard tecnici diffusi dall’UIC. Questo molto spesso rende l’utilizzo del registro cartaceo più semplice per i piccoli professionisti che, in caso di  richiesta da parte delle autorità, hanno tre giorni di tempo per consegnarlo. L’archivio informatico, invece, che deve essere immediatamente accessibile al momento del controllo.

E’ tuttavia possibile effettuare il passaggio da un registro cartaceo a un archivio informatico, o viceversa: il MEF ha chiarito che, qualora un soggetto destinatario della normativa antiriciclaggio decida di cambiare metodo di registrazione dei dati acquisiti per l’adeguata verifica della clientela, è necessario:

  • conservare il registro cartaceo o informatico che non si vuole più utilizzare per eventuali consultazioni, ricerche, verifiche successive;
  • definire la data del passaggio, a partire dalla quale tutte le registrazioni precedenti saranno contenute sul cartaceo e quelle successive nell’archivio informatico (o viceversa);
  • reinserire nel nuovo sistema di registrazione, al fine di gestire eventuali future modifiche, soltanto le prestazioni “in corso” alla data di passaggio dal cartaceo all’informatico (o viceversa).

Avete domande sull’adeguata verifica della clientela, il registro cartaceo antiriciclaggio o l’archivio unico informatico? Contattateci qui.