Tra i Professionisti chiamati ad applicare la normativa antiriciclaggio, i Notai rappresentano forse la categoria più sensibile al tema. E’ stata, infatti, la prima categoria professionale a dotarsi delle Regole Tecniche, pubblicate dal Consiglio Nazionale del Notariato il 16/10/2018.
Nell’ambito dei Professionisti, inoltre, i Notai sono la categoria che ogni anno effettua il maggior numero di segnalazioni di operazioni sospette, collaborando attivamente con le autorità. Su 3.648 segnalazioni giunte nel 2021 dai Professionisti, ben 3.328 erano dei Notai. Questo a fronte delle 223 segnalazioni giunte dai Dottori commercialisti e Consulenti del Lavoro e delle 29 degli Avvocati.
Le Regole Tecniche antiriciclaggio dei Notai
Le Regole Tecniche emanate dal Consiglio Notarile stabiliscono le modalità operative di applicazione della normativa per tutta la categoria. In particolare, definiscono procedure e metodologie in merito all’analisi e valutazione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, ai controlli interni, all’adeguata verifica e alla conservazione delle informazioni.
Il Consiglio Notarile ha inoltre fissato i requisiti dimensionali e organizzativi in base ai quali gli Studi devono adottare specifici presidi, controlli e procedure per la valutazione e gestione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Una prima autovalutazione dei rischi, infatti, è considerata la base sulla quale implementare il proprio sistema interno di compliance.
Antiriciclaggio Notai: gli obblighi della categoria
I principali obblighi antiriciclaggio per i Notai sono i seguenti:
- Autovalutazione dei propri rischi e implementazione dei presidi organizzativi
- Adeguata verifica del cliente
- Conservazione dei dati
- Segnalazione di operazioni sospette
Approfondiamo di seguito ciascuno di questi adempimenti antiriciclaggio.
Autovalutazione dei propri rischi e presidi organizzativi
Partendo da una attenta ed oggettiva autovalutazione, il Notaio dovrà definire concretamente quali sono gli aspetti della propria attività professionale che lo espongono ad un rischio maggiore. Definito tale rischio, dovrà poi organizzarsi al meglio per mitigarlo attraverso:
- una formazione costante che coinvolga tutti i soggetti di Studio (dipendenti e collaboratori)
- l’adozione di procedure operative che possano portare best practices condivise nell’applicazione della normativa
- presidi di controllo che possano intercettare puntualmente eventuali sospetti o comportamenti anomali da parte del cliente
Adeguata verifica del cliente
Ogni qual volta il Notaio si ritrova ad effettuare un atto o un’operazione rientrante in quelle incluse dalla normativa, è chiamato a mettere in pratica le proprie procedure di adeguata verifica. La procedura va impostata seguendo quel principio di Know Your Customer sempre più richiamato a livello internazionale.
Le tipologie di adeguata verifica possono essere:
- semplificata (in caso di cliente a bassa rischio o di cliente appartenente ad alcune categorie di soggetti come pubbliche amministrazioni, quotate ecc.)
- ordinaria
- rafforzata (in caso di cliente a rischio elevato, cliente PEP, cliente residente in zone ad alto rischio ecc.)
La procedura di adeguata verifica sul cliente è un insieme di più passaggi operativi che lo Studio notarile dovrà mettere in pratica, anche in momenti diversi, ma che dovranno essere completati come termine ultimo nel momento in cui si conclude l’atto stesso.
Di seguito la spiegazione operativa dei quattro passaggi dell’adeguata verifica.
1. Identificazione del cliente
Deve essere svolta nel momento in cui è richiesto l’atto o l’operazione, in modo che il Notaio possa raccogliere informazioni e verificare l’ identità del cliente tramite un documento di identificazione in corso di validità. L’identificazione può essere svolta con il cliente in presenza oppure a distanza. Nel secondo caso è necessario prevedere almeno uno dei seguenti metodi:
-
- conoscenza pregressa (cliente già identificato in precedenza i cui dati risultano aggiornati)
- identificazione a distanza tramite documenti autentici (precedenti atti notarili, documenti firmati digitalmente, dichiarazioni delle autorità consolari)
- identificazione a distanza tramite un certificato qualificato già ottenuto dal cliente
- identificazione a distanza tramite documenti di identità elettronici o SPID di livello almeno significativo
2. Identificazione del titolare effettivo
Il cliente stesso nel momento dell’identificazione è chiamato a dichiarare l’identità del titolare effettivo, cioè di quel soggetto identificato dalla normativa come “la persona fisica o le persone fisiche, nell’interesse della quale o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo è istaurato, la prestazione professionale è resa o l’operazione è eseguita”.
Il Notaio potrà effettuare le proprie autonome verifiche al fine di avere certezza delle informazioni raccolte, anche attraverso la consultazione del nuovo registro centrale dei titolari effettivi costituito presso il registro imprese.
L’individuazione del titolare effettivo è sempre necessaria. Sia la normativa primaria, sia le Regole Tecniche, forniscono indicazioni per l’individuazione dello stesso in varie tipologie di soggetti giuridici.
3. Acquisizione delle informazioni su scopo e natura della prestazione
Lo scopo e la natura della prestazione professionale dei Notai coincidono, per la quasi totalità dei casi, con il negozio giuridico oggetto dell’incarico (risultano manifesti nell’atto stesso) pertanto, salva diversa valutazione da parte del Notaio, non è necessario formalizzare in un documento l’acquisizione di tali informazioni dal cliente.
Nelle operazioni finanziarie, invece, è bene che il Notaio si faccia formalizzare la dichiarazione resa dal cliente, ad esempio all’interno del modulo “Dichiarazione del cliente”.
4. Valutazione del rischio
Il Notaio deve formalizzare la propria autonoma valutazione del rischio, frutto delle analisi derivanti dall’applicazione delle proprie procedure interne di identificazione e verifica sul cliente. Questa valutazione deve prendere in esame elementi riferiti al cliente e all’operazione, ed è necessaria anche per dimostrare la tipologia di adeguata verifica adottata sul cliente.
Conservazione dei dati
La conservazione dei dati antiriciclaggio può essere effettuata dal Notaio sia in modalità cartacea che in modalità informatica. I due metodi possono essere considerati alternativi e complementari: per la stessa operazione è possibile conservare parte dei dati in modalità cartacea (esempio le dichiarazioni del cliente firmate in originale) e parte in modalità informatica (esempio visure e documenti di identità).
E’ fondamentale che il sistema di conservazione implementato dallo studio notarile rispetti sia le caratteristiche richieste degli articoli 31 e 32 del D.lgs. 231/2007, sia la normativa in tema di protezione dei dati personali. Deve quindi garantire l’accesso esclusivamente a soggetti formalmente autorizzati e una valida protezione contro la perdita dei dati (esempio utilizzando antivirus ed eseguendo frequenti backup).
Segnalazione di operazioni sospette
Il Notaio è tenuto ad effettuare la Segnalazione di operazione sospetta ogni qualvolta possa avere il sospetto che sia in corso, o che sia stata tentata, un’operazione di riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo. La Segnalazione deve essere tempestiva e avvenire prima di effettuare l’operazione. Questo, salvo i casi in cui sussiste un obbligo di legge di ricevere l’atto ovvero nei casi in cui l’esecuzione dell’operazione non possa essere rinviata tenuto conto della normale operatività, ovvero nei casi in cui il differimento dell’operazione possa ostacolare le indagini. In questi casi, il Notaio, dopo aver ricevuto l’atto o eseguito l’operazione, ne informa immediatamente la UIF.
La SOS va trasmessa tramite il Consiglio Nazionale del Notariato oppure in via telematica alla UIF dopo essersi accreditati sul portale INFOSTAT-UIF.
